دوره آموزشی مهندسی خرید کالا در پروژه‌های ساختمانی و صنعتی
بخش اول - تعاریف واژگان و عبارت
در این دوره‌ی آموزشی از برخی واژگان و عبارت‌هایی استفاده می‌شود که به دلیل شباهت‌های ظاهری، لازم است تعریف دقیق‌تری از آنها ارائه شود تا مخاطبین در طول دوره آموزشی از ادبیات مشترکی استفاده کنند. در این سرفصل این عبارات تعریف می‌شود.
- تامین ساختمانی
در صنعت احداث، سه حوزه‌ی دانشی شناخته شده وجود دارد؛ حوزه‌ی دانشی مهندسی، معادل واژه‌ی Engineering، حوزه‌ی دانشی تامین، معادل واژه‌ی Procurement و حوزه‌ی دانشی اجرا، معادل واژه‌ی Construction. عبارت خلاصه شده‌ی EPC هم که در ادبیات ساخت و ساز فراوان از آن استفاده می‌شود، برگرفته از حروف ابتدایی این سه واژه است. پس تامین ساختمانی معادل واژه‌ی Procurement در ادبیات مدیریت پروژه‌های ساختمانی است و به طور کلی در این بخش موضوعات مربوط به برون‌سپاری یا Outsourcing مد نظر قرار دارد.
در ساختارهای مدیریت پروژه‌های ساختمانی و صنعتی حال حاضر کشور عموماً واحدهای تامین و یا تدارکات، وظیفه پرداختن به این بخش را دارند. وظایف این بخش در سه سرفصل اصلی است؛ خرید کالا، خرید خدمات و تامین دستاوردها. در زیر توضیح مختصری از این سه سرفصل اصلی ارائه شده است:
خرید کالای ساختمانی: در احداث یک ساختمان، کالاهای زیادی استفاده می‌شود. بسته به نوع ساختمان و کاربری آن و همچنین نحوه‌ی دسته‌بندی کالاها، از صدها تا چند هزار کالا ممکن است در یک ساختمان مورد استفاده قرار گیرد. نکات کاربردی فراوانی در رابطه با خرید هر یک از این کالاها وجود دارد. خرید این کالاها، هماهنگی حمل و تحویل به کارگاه و هماهنگی امور مالی و تسویه حساب وظیفه‌ی بخش تامین پروژه‌ها است.
بخشی از این کالاها آماده است و برخی هم ساختنی و هرچند ساختار و فرآیند تامین هر دوی این انواع کالایی شباهت‌های زیادی به هم دارد ولی تفاوت‌های قابل توجهی هم در این میان وجود دارد که در این دوره آموزشی به همه‌ی این موارد پرداخته خواهد شد. ضمناً در برخی پروژه‌ها، وظیفه‌ی تامین کالاها و تجهیزات اجاره‌ای نیز بر عهده‌ی بخش تامین گذاشته می‌شود.
خرید خدمات ساختمانی: کار اجرای ساختمان تحت سرپرستی مدیر پروژه و سرپرست کارگاه توسط مجریان و پیمانکاران متنوعی به انجام می‌رسد. پیدا کردن مجریان مناسب، مذاکره با ایشان و عقد قراردادهای ساخت و معرفی به کارگاه بر عهده‌ی بخش تامین پروژه‌ها است. لازم به ذکر است که موضوع تامین خدمات ساختمانی در این دوره‌ی آموزشی محوریت ندارد ولی در برخی موارد ممکن است متناسب با موضوع مورد بحث، اشاراتی به این سرفصل هم صورت پذیرد.
تامین دستاوردها: سرفصل دیگری از وظایف بخش تامین، تهیه‌ی برخی اسناد مورد نیاز ساختمان است که باید توسط یک عامل سومی (Third Party) تهیه شود. از جمله‌ی این اسناد می‌توان به نتایج آزمایشات آب و خاک زمین، نتایج انواع تست‌های جوش، رنگ یا مقاومت بتن و همچنین نتایج برخی پژوهش‌های مورد نیاز پروژه اشاره کرد.
- مدیریت تامین ساختمانی
در هر سازمان پروژه محوری و همچنین در هر پروژه‌ی ساختمانی یک نفر مسئولیت به سرانجام رساندن وظایف بخش تامین را بر عهده دارد. این فرد از ابتدای هر پروژه در برنامه‌ریزی تامین حضور دارد و در ادامه نیز باید برنامه‌ی مصوب را بر اساس اسناد بالادستی پروژه اجرایی کند. مسئولیت هماهنگی با مدیریت پروژه، واحد مالی و کارگاه و همچنین تعیین راهبردهای ارتباط با تامین کنندگان با مدیر تامین پروژه است.
- کارشناسی تامین ساختمانی
کارشناس تامین ساختمانی را می‌توان دستیار مدیر تامین دانست. کسی که در این موقعیت شغلی قرار می‌گیرد، تمامی توانمندی مورد نیاز برای تامین کالا و خدمات ساختمانی، از خرید تا حمل و تحویل و هماهنگی‌های مالی را دارد؛ الا اینکه لزوماً در برنامه‌ریزی تامین حضور ندارد و مسئولیت به انجام رسیدن تک‌تک وظایف بخش تامین نیز بر عهده‌ی وی نیست.
- کارشناسی خرید کالای ساختمانی
کارشناس خرید اشراف خوبی روی نکات کاربردی خرید کالاهای ساختمانی و فرایندهای مربوطه دارد. او می‌تواند یکی از اعضای تیم تامین یک سازمان یا یک پروژه باشد و همچنین می‌تواند به عنوان یک کارشناس آزاد یا اصطلاحاً Freelancer برای انجام خریدهای مورد نیاز در خدمت پروژه‌های ساختمانی قرار گیرد. وظایف مربوط به این موقعیت شغلی محدود به کارشناسی خرید مانند یافتن کالای مورد نیاز در بازار، مذاکره با تامین کنندگان، اخذ پیشنهادات فنی و مالی و انجام ارزیابی پیشنهادات و تامین کنندگان و در نهایت تصمیم‌سازی برای واحد تامین پروژه‌ها است. امور مربوط به حمل، تحویل و هماهنگی تسویه حساب لزوماً بر عهده دارنده‌ی این موقعیت شغلی نیست.
- مهندسی خرید کالای ساختمانی
عنوان مهندس، اصطلاحاً به کسی گفته می‌شود که اندازه‌ها را می‌شناسد و بر اساس آنها می‌تواند ساختاری را طراحی کند و بسازد. این تعریف از مهندسی انطباق کاملی با ویژگی‌های حرفه‌ی تامین ساختمانی دارد. کسی که در چنین موقعیت شغلی قرار می‌گیرد علاوه بر آشنایی با نکات کاربردی خرید کالاهای ساختمانی و توانمندی شناسایی و تعامل با تامین کنندگان خوب، باید بتواند ساختار مناسب فعالیت خود را متناسب با سازمان و محیط بالادستی خود طراحی و فرایندهای مربوطه را روی این ساختار نصب کند. همچنین او باید رابطه‌ی خود را با اجزاء این ساختار شامل مدیریت پروژه، تیم کارشناسی، سرپرستی کارگاه اجرا، امور مالی، انبار پروژه و همچنین تامین کنندگان بسیار متنوع به نوعی تنظیم کند که با اطمینان بالایی بتواند مطلوبیت نتیجه‌ی کارش را تضمین کند.
همه‌ی این ویژگی‌ها را مهندسی تامین یا مهندسی خرید ساختمانی نامیده‌ایم. مدیر تامین کالا و خدمات در یک پروژه یا یک سازمان در واقع شخصی است که واجد هنر مهندسی تامین است.