دوره آموزشی مهندسی خرید کالا در پروژه‌های ساختمانی و صنعتی
بخش دوم - ضرورت فراگیری مهارت تامین کالای ساختمانی
در این سرفصل به مواردی اشاره خواهیم داشت که به ما در درک ضرورت و اهمیت آموزش اصول و مبانی و روش‌های تامین کالای ساختمانی کمک کند. آشنایی با این موارد انگیزه‌ی ما را در آموختن و همچنین تبیین استفاده از راهکارهای اصولی تامین کالا برای کارفرمایان افزایش خواهد داد. به طور کلی می‌توان گفت که اگر سه پارامتر هزینه، زمان و کیفیت را پارامترهای اصلی در بررسی موفقیت یک پروژه بدانیم، کاری که ما در بخش تامین انجام می‌دهیم، می‌تواند اثرات بسیار قابل توجهی در موفقیت یک پروژه داشته باشد.
- محل هزینه کرد بودجه پروژه ها
بخش عمده‌ای از بودجه‌ی هر پروژه‌ی ساختمانی از طریق کارها و اقدامات بخش تامین هزینه می‌شود. بعدتر خواهیم دید که در این بخش، تامین کالا، تامین خدمات و هر آنچه لازم است که از منابع بیرون از پروژه تهیه شود و حتی در برخی موارد تامین تجهیزات و ماشین‌آلات ساختمانی انجام می‌شود. به همین خاطر اقدام صحیح در این زمینه می‌تواند اثرات قابل توجهی در بهینه کردن هزینه‌های پروژه داشته باشد.
البته لازم است به این نکته هم توجه کرد که منظور از بهینه کردن هزینه‌های پروژه، فقط کاهش هزینه‌ها نیست. بلکه در اثر اقدامات صحیح بخش تامین می‌توان امید داشت که کارایی و اثربخشی هزینه‌ها نیز افزایش یابد؛ کارایی به معنای کاهش اتلاف منابع در انجام یک فعالیت و اثربخشی به معنای همسو شدن هرچه بیشتر فعالیت‌ها با اهداف تعیین شده.
به عنوان مثال وقتی خرید مقداری آهن آلات طی چند مرحله در برنامه‌ی کاری شما هست، اگر همان میزان و نوع آهن آلات را تلاش کنید با بهینه کردن حمل با هزینه‌ی زمانی یا ریالی کمتری به دست کارگاه برسانید، کارایی را افزایش داده‌اید و اگر توجه کنید که با همان هزینه‌ای که می‌کنید، آهنی به دست خریدار برسد که زنگ‌زده نباشد، به اثربخشی کار تامین خودتان افزوده‌اید. با این رویکرد، بخش تامین می‌تواند هزینه‌های یک پروژه را بهینه کند.
- تاثیر تامین در زمانبندی پروژه
ممکن است نقشه‌ها و مدارک فنی پروژه آماده باشد، تیم اجرایی هم پای کار باشند، ولی تا وقتی که مصالح و تجهیزات پای کار نباشد، نمی‌شود کاری را اجرا کرد. پس زمانبندی اجرا و تحویل پروژه نسبت مستقیمی با نتیجه کار بخش تامین دارد و اگر زمانبندی تامین کالا متناسب با زمانبندی اجرای پروژه باشد، می‌توان انتظار داشت که کار در زمان مقرر خود به انتها رسیده و تحویل کارفرما شود. این موضوع در بحث برنامه‌ریزی تامین بسیار با اهمیت است که در فصل‌های آینده به آن خواهیم پرداخت.
برخی از کالاهای ساختمانی آماده هستند، مثل لوله، کابل یا آهن آلات و برخی دیگر از این کالاها، ساختنی هستند، مثل تابلو برق یا مخزن سوخت. توجه به این تفاوت و عمل متناسب با آن، به نحوی که کالاهای ساختنی در زمان مناسب خود سفارش‌گذاری شوند، از تاخیرات پروژه جلوگیری می‌کند.
همچنین توجه به پیش‌نیازی‌ها نیز در امر برنامه‌ریزی تامین و در نتیجه‌ی آن زمانبندی پروژه بسیار مهم است. به عنوان مثال بعضی از روشویی‌ها ساختنی هستند، ولی نمی‌توان ساخت آن را هم‌زمان با کاشی‌کاری سرویس بهداشتی آغاز کرد. اول باید کاشی و سرامیک سرویس تهیه شود و کاشی‌کاری تمام شود تا سازنده روشویی بتواند بر اساس کار نهایی شده، اندازه‌برداری کند و آن را بسازد. یا وقتی قرار است بتن‌ریزی فونداسیون انجام شود، لازم است چند روز قبل از روز بتن‌ریزی واتراستاپ مورد نیاز در کارگاه آماده باشد. اگر در هریک از این موارد و بی‌شمار موارد دیگر به این پیش‌نیازی‌ها توجه نداشته باشیم، کار اجرایی پروژه با تاخیر مواجه خواهد شد.
- مصالح و تجهیزات و عمر مفید ساختمان
هر ساختمانی مجموعه‌ای از مصالح و تجهیزات است که بر اساس یک نظم از پیش تعیین شده توسط افراد متخصص، به هم مرتبط شده‌اند و به همین دلیل عمر مفید مجموعه ساختمان با عمر مفید هر یک از اجزاء آن در تناسب است. مثلاً در ورق موجدار رنگی که برای پوشش سقف تهیه می‌کنیم، اگر رنگ خوبی استفاده شده باشد و اعمال رنگ هم به خوبی انجام شده باشد، می‌توان انتظار داشت که عمر مفید بالاتری داشته باشد. البته در خیلی از این مواقع این کیفیت‌ها فقط از طریق انتخاب کالا از یک برند معتبر قابل تشخیص است.
خدمات پشتیبانی تجهیزات خریداری شده هم در عمر مفید تجهیز و به همان نسبت عمر مفید ساختمان موثر است و در هنگام عقد قراردادهای خرید، باید به این موضوع توجه کرد. وقتی یک دیزل ژنراتور برای استفاده در یک واحد ساختمانی یا صنعتی تهیه می‌کنید، این تجهیز در طول دوره‌ی بهره‌برداری لازم است که در دوره‌های زمانی مشخص مورد بازدید قرار گیرد و برخی اقدامات نگهداری روی آن انجام شود. اگر این بازدیدها و اقدامات در زمان خود و به خوبی انجام شود، حاصل آن عمر مفید بالاتر دیزل ژنراتور خواهد بود. این موضوع نه تنها بر عمر مفید ساختمان موثر است، بلکه هزینه‌های بهره‌برداری و نگهداری از آن را نیز کاهش می‌دهد.
از این منظر، به هر میزان که با توجه به نکات کاربردی خرید کالای ساختمانی، در انتخاب کالای مناسب و تامین کننده خوب دقیق باشیم و در انجام توافق با تامین کنندگان ملاحظات مورد نیاز را مورد توجه قرار دهیم، می‌توانیم در طول عمر ساختمان و کاهش هزینه‌های بهره‌برداری و نگهداری آن موثر باشیم.
- کیفیت ساختمان در گرو کیفیت مصالح و تجهیزات
وقتی شما یک پنجره‌ی ریلی UPVC را به راحتی با فشار اندک یک انگشت باز می‌کنید، یا یک کشوی کابینت را با یک هل آرام می‌بندید یا از شیر آب ظرفشویی استفاده می‌کنید، احساس خوبی از کیفیت آن تجهیز و به طور کلی ساختمان برای شما زنده می‌شود. بخش مهمی از این احساس کیفیت بهره‌بردار ساختمان، حاصل شناخت مناسب از نکات کاربردی خرید کالا و عملکرد خوب بخش تامین پروژه‌ی ساختمانی است.
البته هر چند معمولاً کیفیت خوب با هزینه‌ی بالاتری قابل خرید است ولی در بسیاری از موارد می‌توان ضمن کنترل هزینه، از کیفیت‌های بهتری نیز برخوردار شد. همچنین باید توجه داشت که بخشی از هزینه‌هایی که در مرحله‌ی ساخت انجام می‌دهیم، از انجام هزینه‌های بسیار بیشتری در دوره‌ی بهره‌برداری جلوگیری می‌کند. این موارد، موضوعاتی است که در هنگام برنامه‌ریزی برای تامین یک پروژه مورد بررسی قرار می‌گیرد.
- تامین ساختمانی، تامین رضایت سرمایه‌گذار و بهره‌بردار
خودتان را به جای سرمایه‌گذار ساختمان بگذارید. یک سرمایه‌گذار مبلغ قابل توجهی از سرمایه‌ی مالی و زمانی خود را برای ساخت یک ساختمان صرف می‌کند تا بتواند از نتیجه‌ی این سرمایه‌گذاری خود بهره‌برداری کند. عمده‌ی سرمایه‌ی او هم از طریق بخش تامین هزینه می‌شود؛ پس کارکرد ما در این بخش می‌تواند اثر زیادی بر رضایتمندی او از حاصل کارش داشته باشد و این یکی از انگیزه‌های درونی بسیار قوی برای تلاش جهت ارتقاء بهره‌وری در کار ما است.
رضایتمندی سرمایه‌گذار وجوه متنوعی دارد. وقتی متوجه می‌شود که شما در راستای ارتقاء کارایی و اثربخشی هزینه‌های ساختمان تلاش می‌کنید و سعی دارید که با هزینه‌ای کمتر، کیفیتی بهتر را برای سرمایه‌ی او رقم بزنید یا با ثابت نگه داشتن هزینه، اثربخشی کالای خریداری شده را بالاتر ببرید؛ زمانی که حاصل کار را می‌بیند و کیفیت‌های بصری کار، او را به وجد می‌ورد؛ هنگامی که چراغ‌ها را روشن می‌کند و رنگ و شدت نور و روشنایی فضا را می‌پسندد و زمانی که بعد از دوره‌ای استفاده می‌بیند که مبلغ زیادی را برای نگهداری از ساختمان نپرداخته، همگی احساس رضایتمندی را در وجود او روشن می‌کند و شما با فعالیت خوبتان در بخش تامین در به وجود آمدن این احساس خوب موثر بوده‌اید.
- تامین ساختمانی، تسهیلگر اجرا
ساختن ساختمان را می‌توان به یک مسابقه‌ی دوی امدادی تشبیه کرد. بخش اجرا منتظر است که بخش تامین مصالح و تجهیزات مورد نیاز را در اختیارش بگذارد تا بتواند کار اجرا را شروع و به نتیجه برساند. نتیجه‌ی کار تامین از جهات مختلفی در تسهیل کار اجرای ساختمان اثرگذار است.
از جهت زمانبندی اجرا، تا زمانی که کالای مورد نظر به دست واحد اجرایی مربوطه نرسد، کار آغاز نمی‌شود و این موضوع نه تنها در زمانبندی اجرا و تحویل ساختمان اهمیت دارد، بلکه در برقراری نظم و ترتیب کارگاه ساختمانی هم بسیار موثر است. فرض کنید پیمانکاری اجرای برق پروژه‌ی ساختمانی شما را پذیرفته و چندین نفر تکنسین و کارگر و … برای انجام تعهدش در زمان مقرر به کارگاه آورده است. حالا اگر مصالح مورد نیازش سر موعد مقرر تحویل کارگاه نشود و نتواند کارش را شروع کند چه اتفاقی می‌افتد؟ چند روزی بی‌کار می‌شود و هزینه‌های پرسنل سربارش می‌شود و اگر این مشکل بیش از حد طول بکشد، ممکن است موضوع اعتراض و ادعا و بی‌نظمی در کارگاه و کلیت پروژه شود. حالا فرض کنید که نتیجه‌ی کار این پیمانکار، پیش‌نیاز کار پیمانکار دیگری است که او هم تعهدات زمانی دارد و این موضوع را پیچیده‌تر و بغرنج‌تر می‌کند. پس سرعت و دقت متناسب شما در بخش تامین می‌تواند موجب عدم انقطاع کاری مجریان و پیمانکاران پروژه باشد و از بی‌نظمی و اعتراض و تاخیرات بی‌مورد جلوگیری کند.
همچنین نتیجه‌ی کار شما از جهت اجرایی هم می‌تواند کار مجریان را تسهیل کند. فرض کنید برای ساخت یک شاسی فلزی مقداری پروفیل خریداری کرده‌اید. شما با نوع تعاملی که با فروشنده و تیم پروژه دارید، پروفیلی با کیفیت مناسب تهیه می‌کنید ولی فرض کنید اگر این پروفیل‌ها تاب داشته باشند، ممکن است که کار نهایتاً انجام شود ولی با زحمت و زمان بیشتر و احتمالاً با کیفیت پایین‌تر. پس نتیجه‌ی کار خوب شما تسهیلگر اجرای پروژه‌ی ساختمانی است.
- کاهش هزینه‌های نگهداری و بهره‌برداری ساختمان
در ساختمان‌سازی معمول کشور عموماً مرحله‌ی نگهداری و بهره‌برداری از ساختمان خیلی با اهمیت تلقی نمی‌شود و در نتیجه این موضوع در هنگام برنامه‌ریزی برای احداث یک ساختمان هم از اولویت بالایی برخوردار نیست. این در حالی است که در واقع هر ساختمانی برای اینکه بتواند خدمات مورد انتظار خود را به خوبی ارائه کند، لازم است از طریق بازدیدهای دوره‌ای و انجام برخی اقدامات مورد مراقبت قرار گیرد و این خود مستلزم هزینه است. باید توجه داشت که توجه به هزینه‌های نگهداری و بهره‌برداری نیز بخشی از نکات کاربردی خرید کالای ساختمانی به شمار می‌رود و در این راستا انتخاب تامین کنندگان خوب نیز از اهمیت فراوانی برخوردار است.
حتماً دیده یا شنیده‌اید داستان بناهایی را که در همان ماه‌های اول که مورد استفاده قرار می‌گیرند، سقفشان چکه می‌کند، یا فاضلابشان می‌گیرد و یک هزینه‌ی هنگفتی روی دست صاحبانشان می‌گذارد. در ساختمان‌های جدی‌تر هم اتفاقات مشابهی می‌تواند بیافتد؛ مثلاً در یک آمفی تئاتر، سیستم صوتی بعد از مدت کوتاهی از شروع استفاده از کار می‌افتد، یا مخزن سوختی که زیر زمین قرار داده شده نشتی پیدا می‌کند.
از طرفی بهره‌برداری از یک ساختمان هم همواره برخی هزینه‌های جاری مانند انرژی خواهد داشت. پس اگر مثلاً پروفیل‌های خوبی برای ساخت پنجره‌ها انتخاب شوند، می‌توانند در کاهش هزینه‌های بهره‌برداری موثر باشند.
همانطور که مشخص است، هر چند نقش بخش‌های مهندسی و اجرا در این موضوع بسیار با اهمیت و جدی است ولی می‌توان رد پای عملکرد بخش تامین را نیز در این موارد به خوبی دید.