دوره آموزشی مهندسی خرید کالا در پروژه‌های ساختمانی و صنعتی
بخش سوم - کلیات مدیریت تامین کالای ساختمانی
خرید هر کالای ساختمانی موضوعی پیچیده و چندوجهی است و در انجام آن لازم است از موضوعات فنی تا موارد مالی و از رویکرد اقتصادی تا ملاحظات انسانی و از تقید به قواعد کار تیمی با تخصص‌های متنوع تا توجه به سلایق متنوع تک تک آدم‌ها، همگی و همواره مورد توجه مدیر تامین کالای پروژه قرار داشته باشد تا ارزیابی مثبتی از نتایج کار واحد تامین به وجود آید. واحد تامین بعد از مدیریت پروژه، تنها واحدی در یک پروژه‌ی ساخت است که به صورت تنگاتنگ با کلیه‌ی واحدهای دیگر مهندسی، اجرایی و اداری در رابطه است و لازم است خواسته‌های آنان را در انجام خریدهای خود لحاظ کند. با توجه به اهمیت درک این موضوع، در سرفصل کلیات دوره آموزشی به وجوه مختلف این موضوع پرداخته شده است.
- مهندسی تامین به مثابه حل مسئله
هر خرید جدیدی که برای یک پروژه ساختمانی ضرورت پیدا می‌کند، در واقع یک صورت‌مسئله است که باید توسط بخش تامین پروژه حل شود. بر اساس یک تعریف معتبر، هنگامی که وضعیت فعلی خودمان را می‌دانیم و وضعیت مطلوب یا هدف را هم می‌شناسیم ولی روش رسیدن به آن را نمی‌دانیم، با یک مسئله روبرو هستیم. شاید در نگاه اول ایده‌ی مسئله بودن هر خریدی با تعریف ارائه شده، سازگار نباشد چون ما که روش انجام خرید را می‌دانیم پس چرا خرید کالای ساختمانی را باید در زمره‌ی مسائل دسته‌بندی کنیم؟
تصورش را بکنید که بتن‌ریزی دارید و یکباره به خاطر کمبود برق در کشور، کارخانجات سیمان تعطیل می‌شوند و بلافاصله کارگاه‌های ساخت بتن هم که سیمانی ندارند که بتن بسازند دست از کار می‌کشند؛ حالا باید چکار کرد؟ یا اینکه برای خرید تجهیزی چند پیش فاکتور با قیمت‌های مختلف دارید و شما به تامین کننده‌ای که قیمت بالاتر را داده اعتماد بیشتری دارید، با کدام یک از تامین کننده‌ها کار می‌کنید؟ یا کالایی که درخواست خریدش را دارید، در بازار موجود نیست. با چه ترتیبی باید کالا را جایگزین کرد؟ و …
در تمام این مثال‌ها و بی‌شمار مثال مشابه، فرآیند انجام خرید به درستی طی می‌شود ولی در گلوگاه‌هایی از این فرایند، پیش‌آمدهایی موجب می‌شود که ما سرعت کار را کم کنیم و با تامل بیشتری پیش برویم و یا راهکار جدیدی بیابیم. به خصوص در موقعیت‌هایی که شرایط بازار و اقتصاد کشور دچار بی‌ثباتی هم هست.
- تصمیم سازی ارزش کلیدی مهندسی تامین
به طور کلی بخش تامین در پروژه‌های ساختمانی تصمیم‌گیر نیست؛ در مورد کیفیت‌ها کارشناسان فنی هستند که تصمیم‌گیری می‌کنند، در مسائل اجرایی سرپرست کارگاه تصمیم‌گیرنده است و در موضوعات زمانبندی و هزینه‌ها، این مدیر پروژه است که حرف آخر را می‌زند؛ هرچند مسئولیت تمامی این تصمیمات با مدیر پروژه است.
در این میان نقش اصلی که بخش تامین ایفا می‌کند و ارزش کلیدی که خلق می‌کند، تصمیم‌سازی است. در واقع این بخش از طریق مطالعه، مذاکره و طی فرایندهای تامین، اطلاعات تکمیلی را گزینش، سرند و جمع‌بندی می‌کند و آن را در اختیار تصمیم‌گیرندگان پروژه می‌گذارد و از این طریق مبانی و مواد خام اخذ تصمیم را در اختیار ایشان قرار می‌دهد.
- دانش آموزی و وسعت موضوع تامین کالاها و خدمات ساختمانی
برای ساخت یک ساختمان، بسته به نوع و کاربری آن، صدها کالای متفاوت از آهن‌آلات و مصالح فله گرفته تا تجهیزات برقی و مواد شیمیایی و از تجهیزات مکانیکی تا مواد و مصالح نازک‌کاری و … باید تامین و تحویل پروژه شود و به همین خاطر یک کارشناس تامین ضمن اینکه همواره در حال یادگیری نکات کاربردی خرید کالا است، در هر پروژه‌ی ساختمانی صدها بار فرایند خرید کالا را از صفر تا صد طی می‌کند. به تجربه می‌توان گفت که در هر بار طی این فرایند، موضوعات جدیدی پیش روی کارشناس تامین قرار می‌گیرد؛ مسائلی که در زمان برنامه‌ریزی تامین یا درخواست کالا یا استعلام و مذاکره با تامین کنندگان یا انتخاب تامین کننده یا عقد و کنترل قرارداد یا تسویه حساب و … پیش روی کارشناس تامین قرار می‌گیرد و او با حل کردن و عبور از هر یک، تجربه‌ای انباشته برای خود می‌اندوزد.
با این وصف می‌توان گفت که هر پروژه‌ی ساختمانی منبع بسیار باظرفیتی برای آموزش و کسب تجربه است و با حفظ روحیه‌ی دانش آموزی در هر بار که فرایند تامین را طی می‌کنید، نکات جدیدی را برای آموختن خواهید یافت. با حفظ این روحیه، خستگی و بی‌حوصلگی در کار به سراغ شما نخواهد آمد و با ثبت و ضبط این تجارب هم میتوانید منابع بسیار غنی از دانش و تجربه را برای خود و دیگر همکارانتان فراهم کنید.
- تامین یک تعامل انسانی و بیش از یک فعالیت اقتصادی
عموماً تلقی از کار تامین، یک کار اقتصادی است، با دو سوی فروشنده و خریدار و رابطه‌ی بین این دو تا زمانی برقرار است که منافع طرفین ایجاب کند. هر زمان که هر کدام از این دو طرف، چه فروشنده و چه خریدار احساس کنند که در این رابطه منافعشان تامین نمی‌شود، از هم جدا می‌شوند و هر کدام به دنبال کار خودشان می‌روند.
این یک رویکرد کاملاً حداقلی و شکننده است. ولی شما ضمن در نظر گرفتن این تلقی عمومی از کار تامین، میتوانید با نوع تعاملی که با تامین کننده‌هایتان برقرار می‌کنید، در این تلقی یک قلب ماهیتی انجام دهید و آن را از یک کار اقتصادی به یک رابطه‌ی انسانی تبدیل کنید. مسئولیت‌پذیری، انصاف، صداقت، درک متقابل، همکاری و همراهی و به طور کلی محاسن اخلاقی و حرفه‌ای عواملی هستند که می‌توانند در ایجاد این رابطه بسیار موثر باشند و در این صورت این رابطه دیگر آنقدر شکننده نیست.
فرض کنید یک فاکتوری را با یک تامین کننده پیش می‌برید، برای او مشکلی پیش می‌آید و نمی‌تواند به موقع کالای شما را ارسال کند، یا هزینه‌ی حمل کالا اندکی افزایش می‌یابد، یا به خاطر بی‌ثباتی بازار لازم است قیمت کالا تعدیل شود و یا … و شما به واسطه‌ی نوع عملکردی که از وی سراغ دارید، می‌دانید که این رویه‌ی همیشگی او نیست و الان به ناچار در چنین شرایطی قرار گرفته؛ شما با او همراهی می‌کنید و تغییرات را از او می‌پذیرید.
این رویکرد به کار تامین ممکن است که هزینه‌هایی از جهت مالی یا زمانی به پروژه تحمیل کند، ولی باید در نظر داشت که این نگاه کوتاه‌مدت است ولی در میان‌مدت و بلندمدت آثاری خواهد داشت که همه به آن اذعان خواهند کرد. مثلاً زمانی که یک کالایی را از مسیرهای معمول در بازار پیدا نمی‌کنید و حاضرید حتی با چندین برابر قیمت آن را خریداری کنید، یکی از همین تامین کنندگان که طعم خوش همراهی شما را چشیده، کمکتان می‌کند و آن کالا را با قیمت درستی برای شما پیدا می‌کند.
- کارشناسی تامین نقطه مقابل بازاریابی
اگر نخواهیم خیلی دقیق و فنی با مفاهیم و لغات درگیر شویم، می‌توانیم بگوییم که کارشناسی تامین، یک حرفه در مقابل حرفه‌ی بازاریابی است. اگر بازاریاب نماینده فروشنده برای مذاکره، معرفی و فروش محصول به خریداران است، کارشناس تامین هم نماینده خریدار برای مذاکره، کسب اطلاعات و خرید از فروشندگان است. به تعبیر دیگر بازاریاب پیگیر منافع فروشنده است و کارشناس تامین پیگیر منافع خریدار.
از این مفهوم دو استفاده می‌توان کرد؛ اول اینکه پس می‌توان حرفه‌ی کارشناسی تامین را از جهت بزرگی بازار به وسعت حرفه‌ی بازاریابی دانست و دوم اینکه شاید بتوان گفت بسیاری از منابع علمی و تجربی موجود برای آموزش و ارتقاء حرفه‌ی بازاریابی، برای مطالعه‌ی کارشناسان تامین هم مناسب هستند. مطالعه‌ی این منابع می‌تواند به درک بهتر ما از دیدگاه‌های فروشندگان کمک کند.
- همکاری به جای تعارض منافع
در هر پروژه‌ای باید چشم را به آخر داستان دوخت که قرار است ساختمانی با بهترین کیفیت‌های ممکن احداث شود؛ مابقی موضوعات حاشیه‌ای بر این متن هستند. در رویکرد قدیمی به اجرای پروژه‌های ساختمانی، تیمی که مسئول و متولی رسیدن به این نقطه‌ی مطلوب به حساب می‌آمد، صرفاً تیم درونی پروژه شامل مدیر، کارشناسان، سرپرست کارگاه و … بودند و بقیه‌ی افراد مرتبط در طرف دیگر میز قرار می‌گرفتند. در رویکردهای جدیدتر و بر اساس تجارب جهانی ساخت و ساز، تلاش شده که از ارتفاع بالاتری به عوامل اثرگذار بر ایجاد یک بنا با بهترین کیفیت‌های ممکن نگاه شود و در نتیجه بازیگران بیشتری در این عرصه در قاب تصویر دیده شده و بالتبع تیم پروژه گسترده‌تر شده و به تدریج تمامی عوامل ذی‌نفع و ذی‌نفوذ را در برگرفته است.
یکی از این بازیگران که نقش عمده‌ای در رسیدن به هدف مذکور ایفا می‌کند، تامین کنندگان پروژه‌ها هستند. در رویکرد قدیمی به واسطه‌ی نوع تقسیم‌بندی عوامل اثرگذار، تعارض منافعی بین تامین کننده و پروژه ایجاد می‌شود که بر اساس یک معادله‌ی ساده است. تیم پروژه همیشه تلاش دارد که کالاهای با کیفیت را با حداقل قیمت تامین کند و از طرف دیگر تلاش تامین کننده بر این است که بیشترین سود را در این معامله به دست بیاورد. ولی در رویکرد جدید یک تفاوت عمده ایجاد شده؛ تعارض منافع جای خودش را به همکاری داده است. هر چند که آن معادله‌ی قبلی همچنان در حاشیه‌ی داستان معتبر است و خیلی هم طبیعی است که اینگونه باشد ولی متن داستان این است که تلاش همه‌ی اعضای تیم و از جمله تامین کنندگان این است که پروژه به بهترین نتیجه برسد.
باید متوجه بود که بار اصلی این تغییر رویکرد بر دوش مدیر واحد تامین است. اوست که با نوع تعاملی که با تامین کننده‌ها برقرار می‌کند، این حس همکاری را درون ایشان می‌دمد.
- تامین موضوعی پیچیده
در تعریف پیچیدگی گفته شده که هرگاه مجموعه‌ای متشکل از عوامل متعدد و گوناگون، در مقیاس‌های متفاوت، با اتکا و وابستگی ذاتی و جدایی‌ناپذیر عوامل بر همدیگر وجود داشته باشد، و بالاتر از همهٔ اینها، اگر نشود با حذف و قطع برخی از مؤلفه‌ها و اعضا، به کوچک‌تر ساختن آن مجموعه پرداخت، با پیچیدگی روبرو هستیم. این تعریف از پیچیدگی، انطباق قابل توجهی با موضوع کار بخش تامین دارد.
برای درک این موضوع خوب است به این توجه کنید که وقتی شما می‌خواهید چند تن آهن خریداری کنید، از موضوعات کلانی همچون تحریم‌ها و شرایط اقتصادی کشور تا موضوعات میان مقیاسی همچون شرایط مالی فلان تاجر بزرگ آهن و تا موضوعات خردی همچون صحت باسکولی که بار شما را وزن کرده در این خرید شما موثر هستند و شما هیچ عاملی را هم نمی‌توانید نادیده بگیرید. پس باید خود را برای مواجهه با چنین موضوع پیچیده‌ای تجهیز کنیم.
- تغییر و به‌روزرسانی پیوسته
یکی از ویژگی‌های کار خرید کالای ساختمانی احتمال تغییر و به‌روزرسانی مشخصات کالای درخواستی است. این تغییر ممکن است از طرف تیم کارشناسی پروژه و به دلیل تغییراتی در اهداف عملیاتی احداث ساختمان اتفاق بیافتد یا به دلیل شرایط بازار و عدم موجودی کالای درخواستی و یا با توجه به شرایط اجرایی کارگاه پروژه و با درخواست سرپرست کارگاه و تایید کارشناسان پروژه.
به هر صورت و به هر دلیلی احتمال تغییر در مشخصات کالای درخواستی یا نحوه‌ی حمل و نحوه‌ی تحویل آن را همواره باید در نظر داشته باشیم و آن را در تمامی مذاکرات و هماهنگ‌های اجرایی مد نظر قرار دهیم.
- گلوگاه‌های شکست تامین
همانگونه که گفته شد کار تامین موضوعی پیچیده با عوامل متعدد و گوناگون و در مقیاس‌های مختلف است و به همین دلیل نیز دارای گلوگاه‌های متعددی است که در این نقاط احتمال شکست کار تامین وجود دارد، هر چند که شما شناخت مناسبی از نکات کاربردی خرید کالای ساختمانی داشته باشید، در انتخاب تامین کننده خوب هم دقت کافی را به عمل آورده باشید و کلیه‌ی ساختار و فرایند تامین به خوبی کار خود را انجام داده باشند.
پس لازم است که این نقاط به دقت شناسایی و رصد شوند تا کار تامین پروژه‌ی ما با مشکل مواجه نشود. این نقاط گلوگاهی در کلیه مراحل مدیریت و برنامه‌ریزی تامین امکان بروز دارند، از جمله در مرحله‌ی برنامه‌ریزی، خرید، حمل و تحویل که در رابطه با آن در آینده نکات تفصیلی ارائه خواهد شد.
- راهنمای پیکره‌ی دانش مدیریت پروژه
پیکره دانش مدیریت پروژه یا PMBOK مجموعه‌ای از واژگان، راهنماها و دستورالعمل‌ها برای مدیریت پروژه است که موسسه مدیریت پروژه آن را تدوین و ارائه نموده است. این پیکره دانشی به‌مرور زمان تکامل یافته و در حال حاضر به عنوان کتاب "راهنمای پیکره‌ی دانش مدیریت پروژه" شناخته می‌شود و مورد استفاده است. ویرایش هفتم این دستورالعمل در سال 2021 منتشر شد. در واقع PMBOK یکی از شناخته شده‌ترین استانداردهای مدیریت پروژه در جهان است.
پیکره دانش مدیریت پروژه در پی استانداردسازی فرایندهای یک پروژه است و به طور کلی فرآیندها را در قالب سه گام ورودی، ابزار و خروجی توصیف می‌کند. فرایندهای مورد توجه این منبع را می‌توان در پنج گروه دسته بندی کرد؛ گروه‌های فرایندی آغازین، برنامه‌ریزی، اجرایی، نظارت و کنترل و در نهایت گروه فرایندی خاتمه. همچنین در یک دسته‌بندی دیگر، این منبع حوزه‌های دانشی یک پروژه را به ده بخش تقسیم‌بندی کرده است؛ مدیریت یکپارچگی، مدیریت محدوده، مدیریت زمانبندی، مدیریت هزینه، مدیریت کیفیت، مدیریت منابع، مدیریت ارتباطات، مدیریت ریسک، مدیریت تدارکات و مدیریت ذینفعان پروژه.
موضوع تامین، شامل تامین کالا، تامین خدمات و تامین دستاوردها (شامل نتایج آزمایشات، پژوهش‌ها و …) و به طور کلی هر آنچه از آن با عنوان برون‌سپاری (Outsourcing) یاد می‌شود، ذیل حوزه‌ی دانشی مدیریت تدارکات این منبع به آن پرداخته شده است.
همانگونه که بیشتر گفته شد محتوای این دوره‌ی آموزشی بر اساس تجربه‌ی عملی مدرس در طی سال‌های فعالیت در حوزه‌ی تامین، تدوین شده، لیکن به منظور استانداردسازی و تکمیل، با فصل مدیریت تدارکات ویرایش ششم این منبع نیز به طور کامل انطباق داده شده است.