دوره آموزشی مهندسی خرید کالا در پروژه‌های ساختمانی و صنعتی
بخش پنجم- برنامه‌ریزی تامین کالای ساختمانی - ورودی‌های برنامه
برای برنامه‌ریزی هر کاری نیاز به میزان کافی از اطلاعات ورودی داریم. در هنگام برنامه‌ریزی برای تامین کالاهای یک ساختمان برخی ورودی‌های اطلاعاتی، بالادستی هستند و از خارج از سازمان پروژه دیکته می‌شوند و برخی اطلاعات ورودی مربوط به داخل سازمان، که لازم است از منابع مختلف دریافت و گردآوری شوند. البته لازم به ذکر است که ذکر بسیاری از داده‌های ورودی در این بخش عمدتاً به دلیل ضرورت توجه به این نکات است لیکن باید توجه داشت که این داده‌ها عموماً مبتنی بر شناخت بلندمدت و عمیقی از شرایط پیرامونی پروژه است و در درازمدت و در اثر ممارست زیاد قابل دستیابی است.
- خارج از سازمان پروژه
- قوانین و مقررات دستگاهی، محلی یا ملی
- ضوابط ساخت و ساز شهرداری‌ها
- لزوم استفاده از تامین‌کنندگان خاص در برخی مناطق کشور
- ضرورت تامین کالای مورد تایید سازمانی خاص
- الزامات فنی ابلاغی از سوی دستگاه‌های بالادست
- الزامات حقوقی ابلاغی از سوی دستگاه‌های قانونی
- الزامات HSE مطابق قوانین و مقررات موجود
- شرایط اقتصادی کشور و شرایط بازار
- ثبات یا عدم ثبات اقتصادی کشور در افق قابل پیش‌بینی در مقیاس زمانی پروژه
- نوسانات نرخ ارز
- وضعیت موجودی انواع کالاها در بازار
- وضعیت قطعی برق در تابستان و اثرات آن
- وضعیت قطعی گاز در زمستان و اثرات آن
به عنوان مثال اگر تامین بخشی از اقلام ساختنی پروژه در بازه‌ی زمانی تابستان انجام خواهد شد، لازم است که ضریبی به زمان تحویل اعمال شود، چون احتمال قطعی برق شهرک‌های صنعتی در روزهایی از هفته و در نتیجه‌ی آن تاخیر در ساخت کالای سفارشی ما وجود خواهد داشت.
- داخلی سازمان پروژه
- آیین نامه معاملات
هر سازمانی و به تبع آن هر پروژه‌ای دارای آیین‌نامه‌ی معاملات است که کلیه تعاملات مالی خود با خارج از سازمان را بر اساس این آیین‌نامه سامان می‌دهد. عموماً در این آیین‌نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و شیوه‌هایی برای هماهنگ‌سازی و یکسان‌سازی معاملات بیان می‌شود. به این منظور در آیین نامه‌ی معاملات انواع معاملات و شرایط هر یک تبیین و حدود اختیارات، وظایف، مسئولیت‌ها و صلاحیت‌های هر یک از مدیران در انجام انواع معاملات تعیین می‌شود. همچنین در برخی موارد اصول کلی و خط‌مشی‌های مهم برای عقد قراردادها از جمله شرایط و نحوه‌ی برگزاری کمیسیون معاملات، نیز در این نوع اسناد بالادستی پروژه تعیین می‌گردد.
مثلاً فارغ از نکات کاربردی خرید یک کالای ساختمانی، اینکه تصمیم در مورد نهایی کردن خرید یک دیزل ژنراتور چند میلیارد تومانی با چه مکانیزمی انجام می‌شود و خرید تعدادی پکیج گرمایشی چند ده میلیونی با چه مکانیزمی؟ از آنجایی که این موارد در زمانبندی و رویه‌های تامین اثرگذار هستند، لازم است در هنگام برنامه‌ریزی مورد توجه قرار بگیرند.
- نقشه‌ها و مدارک فنی
نقشه‌ها و مدارک فنی پروژه یکی از ورودی‌های اصلی برنامه‌ریزی تامین خواهند بود. البته خود مدارک مهندسی به صورت خام کارایی برای برنامه‌ریزی ندارد بلکه ضرورت وجود این مدارک از آن رو است که برای تعیین کالاهای مورد نیاز هر پروژه‌ای و میزان نیاز به هر کالا، وجود این مدارک ضروری است. پس در ابتدای فرآیند اجرایی شدن پروژه، مدارک فنی و مهندسی آن متره و برآورد شده و پس از آن لیست اقلام مورد نیاز استخراج و در اختیار تیم تامین قرار می‌گیرد.
- برنامه زمانبندی پروژه
یکی دیگر از ورودی‌های اصلی برای برنامه‌ریزی تامین هر پروژه‌ی ساختمانی، برنامه زمانبندی آن پروژه است. یکی از ارکان برنامه‌ریزی، زمانبندی است و ما در هنگام برنامه‌ریزی برای تامین کالاهای مورد نیاز پروژه لازم است بدانیم هر کالایی در چه زمانی مورد نیاز پروژه است و یا اینکه در چه زمانی می‌تواند تحویل پروژه شود و مبنای این موضوع برنامه زمانبندی پروژه است که عموماً بر بستر نرم‌افزار Ms project تهیه می‌شود.
- الزامات فنی، حقوقی و HSE
هر مجموعه‌ی حقوقی اعم از شرکت خصوصی یا سازمان دولتی برخی الزامات فنی، حقوقی و HSE را بر اساس قوانین و مقررات بالادستی برای خود تعیین و واحدهای خود و از جمله پروژه‌های ساختمانی در دست اجرای خود را به اجرای آنها متعهد می‌کند. همچنین هر پروژه‌ی مستقل نیز موظف به رعایت این مقررات ابلاغی است.
این الزامات هنگام عقد قرارداد با تامین‌کنندگان مختلف باید مد نظر قرار گیرد و در نتیجه ضروری است که در هنگام برنامه‌ریزی تامین نیز مورد توجه باشند. به عنوان مثال نوع تست‌های جوش مجاز، ضرورت اخذ فاکتور رسمی و ضرورت استفاده از تجهیزات ایمنی از جمله این الزامات است.
- خط‌مشی‌ها، دستورالعمل‌ها و رویه‌های سازمانی
غیر از آیین‌نامه‌ی معاملات خط‌مشی‌ها، دستورالعمل‌ها و رویه‌های فراوان دیگری نیز در سازمان‌ها وجود دارد که مبنای عمل قرار می‌گیرد و لازم است که پروژه‌ی ما نیز از آنها تبعیت کند. از جمله‌ی این موارد می‌توان به رویه‌های مالی و تسویه حساب، دستورالعمل‌های انبارداری و … اشاره نمود که با توجه به تاثیر قابل توجه این موضوعات در کیفیت و زمانبندی روال تامین لازم است در مرحله‌ی برنامه‌ریزی مورد توجه قرار گیرند.
به عنوان مثال اینکه تسویه حساب با تامین کننده حتماً باید پس از دریافت کالا توسط انبار صورت بگیرد یا اینکه می‌توان ابتدا پول را پرداخت و سپس کالا را دریافت کرد، نقش بسیار مهمی در گردش کار تامین خواهد داشت و بالتبع موضوعاتی مثل تضامین مورد قبول و … را هم مورد توجه قرار خواهد داد.
- انواع قراردادهای مورد تایید
عموماً در پروژه‌های ساختمانی چند نوع قرارداد متناسب با ارزش ریالی قرارداد یا سایر شاخص‌های با اهمیت، مورد استفاده قرار می‌گیرد که چارچوب کلی همگی آنها در آیین‌نامه‌ی معاملات پروژه تعیین شده است. در هنگام برنامه‌ریزی تامین، شناخت انواع قراردادهای مجاز و مختصات و ضرورت‌های هر یک، یکی از ورودی‌های اصلی به شمار می‌رود.
مثلاً اینکه بر اساس مجوزهای موجود در چه مواردی می‌توان صرفاً بر اساس پیش فاکتور اقدام به نهایی کردن خرید نمود و در چه مواقعی ضرورتاً باید عقد قرارداد شود، یکی از داده‌های مهم در زمان برنامه‌ریزی تامین است.
- فهرست تامین کنندگان مورد تایید (وندور لیست)
در اثر تجربه‌ی متمادی اجرای پروژه‌ی ساختمانی یا صنعتی توسط یک سازمان، فهرستی از تامین کنندگان مورد تایید و مورد اعتماد آن سازمان شکل می‌گیرد که به آن وندورلیست گفته می‌شود. این فهرست متناسب با سابقه‌ی اجرایی آن سازمان، عموماً فهرستی بلند است.
عموماً سازمان‌ها تمایل دارند که کالاهای خود را از طریق وندورلیست خود تامین کنند مگر در مواقعی که نیاز به کالایی دارند که تامین کننده‌ی آن داخل وندورلیست وجود نداشته باشد. برای چنین مواقعی هم معیارهایی را مشخص می‌کنند که در صورت لزوم برای انتخاب یک تامین کننده‌ی جدید، انتخاب بر اساس این معیارها صورت پذیرد. فهرست بلند تامین کنندگان معتمد و معیارهای انتخاب تامین کنندگان جدید یکی از ورودی‌های اصلی برنامه‌ریزی تامین به شمار می‌رود.
- سیاست های خرید یا ساخت
تصمیم‌گیری برای خرید یک تجهیز از یک فروشنده و یا ساخت آن در داخل کارگاه همواره یکی از موضوعات مهم در سیاست‌گذاری تامین در پروژه‌های ساختمانی است و معیارهای این تصمیم‌گیری یکی از ورودی‌های مهم در برنامه‌ریزی تامین به شمار می‌رود. معیار مالی، معیاری اقتصادی، معیار زمان و کیفیت و … را می‌توان از جمله‌ی این معیارها دانست. اینکه آیا منابع مالی کافی برای ساخت این تجهیز را داریم یانه؟ و اصلاً ساخت تجهیز در محل کارگاه مقرون به صرفه‌تر از خرید آن است؟ آیا ما با ساخت این تجهیز در کارگاه پروژه می‌توانیم به کیفیت مطلوبی که از طریق خرید آن از یک سازنده‌ی حرفه‌ای قابل تامین است برسیم؟ و … سوالاتی از این دست مبنای مناسبی برای تصمیم‌گیری در رابطه با خرید یا ساخت یک تجهیز به دست ما می‌دهند