دوره آموزشی مهندسی خرید کالا در پروژه‌های ساختمانی و صنعتی
بخش هشتم - ساختار سازمانی تامین - تامین‌کننده
هر ساختار سازمانی با تعدادی عضو با شرح وظایف مشخص و روابط فیمابین اعضاء شناخته می‌شود. انجام وظایف تامین در یک پروژه‌ی ساختمانی نیز مانند هر کار تیمی دیگر نیاز به یک ساختار سازمانی دارد. در این بخش به این موضوع خواهیم پرداخت.
- اجزاء ساختار و نقش هر کدام
ساختار سازمانی تامین در پروژه‌های ساختمانی به طور معمول شامل 10 جزء است که 7 جزء آن اشخاص درون تیم پروژه و به تعبیری اعضای پیوسته بوده و 3 جزء بیرون از تیم پروژه و عضو وابسته به شمار می‌روند. در بخش اجزاء ساختار به این اعضاء و شرح وظایف کلی آنان پرداخته شده است.
- تامین کننده
تامین کننده یا فروشنده شخصی است که کالای مورد نیاز ما را در سبد کالایی خود دارد و می‌تواند تعهد دهد که در ازاء دریافت وجه، کالای مورد نظر ما را صحیح و سالم تحویل دهد. تامین کننده‌ها را به طور کلی به دو دسته می‌توان تقسیم کرد؛ فروشندگان و سازندگان. فروشندگان عموماً فروشگاه‌هایی در سطح شهر دارند و یا انبارهایی دارند و به صورت آنلاین کالاهای خود را به فروش می‌رسانند و سازندگان کارگاه‌هایی دارند که تجهیز مورد نظر ما را بر اساس مشخصات فنی درخواستی ساخته و تحویل می‌دهند.
- ارائه مشاوره بازار، مالی و فنی
یکی از کارکردهای یک تامین کننده خوب، دادن اطلاعات و ایجاد شناخت برای خریدار است. یک تامین کننده به دلیل سال‌ها حضور و ممارست در رشته‌ی کاری خودش شخصی خبره شده و می‌تواند در همان زمینه مشاوره‌های خوبی به شما بدهد. او هم بازار را خوب می‌شناسد و هم با مشخصات فنی کالا آشنا است و می‌تواند پیشنهادات خوبی به شما بدهد و هم عموماً گزینه‌های مالی معتبری برای خرید ارائه می‌دهد. معمولاً تامین کنندگان آمادگی دارند که به شما در زمینه‌ی موضوع مورد نظر مشاوره دهند. نحوه‌ی تعامل تامین کننده با خریدار در این زمینه و همراهی و همفکری او در انجام خرید مناسب، یکی از معیارهای مهم در انتخاب تامین کننده است.
- انجام مذاکره و شرکت در استعلام
تامین کننده طرف مذاکره‌ی شما است. او ابتدا با درخواست شما آشنا می‌شود، سپس به شما مشورت داده و در ارتباط با کالای درخواستی اطلاعات تکمیلی می‌دهد و در ادامه و در صورت تمایل طرفین به همکاری در استعلام شما شرکت می‌کند.
- ارائه پیش فاکتور یا پیشنهاد فنی و مالی
تامین کننده پاسخ استعلام شما را در قالب یک پیشنهاد که دارای دو بخش فنی و مالی است ارائه می‌دهد. این پاسخ معمولاً یک پیش فاکتور است و در برخی موارد تفصیلی‌تر و در قالب پروپوزال.
- تامین کالای مورد توافق
تامین کننده یا کالای مورد نظر شما را خودش موجود دارد، یا آن را از جای دیگری برای شما تامین می‌کند و یا در صورتی که آن کالا عیناً در بازار موجود نباشد، پیشنهاد جایگزین به شما می‌دهد و پس از موافقت شما، آن را برای شما تامین می‌کند. بعضی از تامین کنندگان روحیه‌ی بهتری برای کار دارند. اینها از شما درباره‌ی مسئله‌ی اصلی که کالا را به خاطر آن تهیه می‌کنید سوال می‌کنند و با آگاهی از مسئله‌ی شما در مورد درخواستتان با شما گفتگو می‌کنند و عموماً پیشنهادات خوبی هم ارائه می‌کنند.
- تحویل کالای مورد تایید
تامین کننده دقیقاً همان کالایی را که با شما توافق کرده به شما تحویل می‌دهد. محل تحویل هم بر اساس توافق فیمابین، یا در محل انبار یا کارگاه فروشنده است و یا در محل کارگاه پروژه شما.
- ارائه تضامین لازم
تضمین کالای تحویل شده یکی از شرح وظایف تامین کننده است. تضامین معمولاً شامل گارانتی وارانتی است و مبنای زمانی تضامین هم یا توافق طرفین است و یا رویه‌ی معمول تامین کننده. مثلاً ممکن است رویه‌ی تامین کننده 2 سال گارانتی و 5 سال خدمات پس از فروش برای کالای تحویل شده باشد ولی شما به هر دلیل بخواهید که این زمان‌ها افزایش یابد و تامین کننده هم با شما موافقت کند که در این مواقع ممکن است که هزینه‌ی بیشتری برای تامین کالا از شما مطالبه کند.
البته باید توجه داشت که در موضوع تضمین یک تفاوت عمده بین فروشندگان و سازندگان وجود دارد. سازندگان به هر ترتیب کالای تحویلی خود را تضمین می‌کنند ولی فروشندگان در بسیاری از مواقع امکان این کار را ندارند و در بهترین حالت، تضمین تولیدکننده و یا وارد کننده‌ی اصلی کالا را با شما می‌دهند و یا برگه‌ای را به عنوان ضمانت اصالت کالا به شما ارائه می‌دهند که گویای این است که کالای خریداری شده توسط شما اصل بوده و واقعاً متعلق به همان برند اعلام شده است.