دوره آموزشی مهندسی خرید کالا در پروژه‌های ساختمانی و صنعتی
بخش هفتم- برنامه‌ریزی تامین کالای ساختمانی - خروجی‌ها
حاصل گردآوری داده‌های مورد نیاز برای برنامه‌ریزی تامین کالا در پروژه‌های ساختمانی که عناوین آنها در بخش پنجم همین دوره آموزش‌ها ذکر شد و انجام مرحله‌ی تحلیل که بر اساس الگوی ارائه شده در بخش ششم این دوره آموزش قابل انجام است، انتظار می‌رود خروجی‌های مورد نیاز یا همان برنامه‌ی عملیاتی واحد تامین پروژه مطابق فهرست عناوین زیر تهیه شود. لازم به ذکر است که این عناوین الزاماً برای هر پروژه در هر مقیاسی تهیه نمی‌شود ولی توجه به همه‌ی آنها برای انجام بهینه‌ی وظایف واحد تامین و کیفیت‌بخشی به نتایج آن می‌تواند بسیار کارساز باشد.
- لیست کالاهای مورد نیاز پروژه
این لیست که با عنوان (LOM (list of materials شناخته می‌شود شامل فهرست کالاها و مقدار یا تعداد مورد نیاز هر یک می‌باشد. با داشتن این لیست، تیم تامین می‌تواند ضمن تهیه‌ی فهرست اولیه‌ای از تامین کنندگان مورد نیاز، آمادگی لازم را برای تهیه این اقلام به دست آورد. مثل اینکه ما در طول پروژه به چه میزان کابل با چه انواعی و ترجیحاً با چه برندهایی نیاز خواهیم داشت. در این لیست می‌توان برخی اطلاعات افزوده مانند، برخی توضیحات روشنگر، برندهای مجاز، دسته‌بندی کالایی و … را نیز گنجانید.
- برنامه زمانی تامین کالاها
در جدول برنامه زمانی تامین، زمان تقریبی که تیم اجرایی پروژه به کالای مورد نظر نیاز پیدا خواهد کرد مشخص می‌شود. ردیف‌های این جدول نشان دهنده‌ی زمانی است که ما باید کالا را حداکثر تا آن مقطع تحویل کارگاه پروژه نماییم. در برخی مواقع می‌توان زمان ممکن برای تحویل کالا را هم در جدول ذکر کرد؛ به معنای مقطع زمانی که هنوز نیاز به آن کالا در کارگاه وجود ندارد ولی امکان تحویل گرفتن آن در کارگاه وجود دارد. این آیتم دست ما را از جهت مدیریت مالی پروژه و همچنین توجه به سایر ملاحظات تامین بازتر خواهد کرد.
به عنوان مثال پروژه شما در ماه 9 به پکیج گرمایشی نیاز پیدا خواهد کرد ولی شما پیش‌بینی می‌کنید که در آن مقطع به دلیل شرایط آب و هوایی قیمت پکیج افزایش داشته باشد. از طرفی هم انبار پروژه از ماه 5 به شرایطی می‌رسد که می‌تواند پکیج‌ها را تحویل بگیرد. پس شما از ماه 5 تا ماه 9 زمان دارید که به خرید اقدام کنید.
یا اینکه با بررسی جدول برنامه زمانی می‌بینید که در برخی بازه‌های زمانی پیک خرید دارید و این هم به تیم شما فشار خواهد آورد و هم تامین مالی پروژه را ممکن است به چالش بکشد، پس تصمیم می‌گیرید پیک را بشکنید و اقلامی را که امکان‌پذیر است در بازه‌های غیر پیک خریداری کنید.
ضمناً شما می‌توانید برنامه زمانی را در امتداد جدول لیست کالاهای مورد نیاز نیز اضافه کنید.
- تعیین فرآیند تامین و متعهد سازی تیم پروژه به اجرای آن
یکی از خروجی‌های برنامه‌ریزی تامین، مشخص کردن اجزاء فرآیند، رابطه بین این اجزاء و فرم‌ها و دستورالعمل‌ها به عنوان ابزارهای این رابطه خواهد بود. این فرآیند به طور معمول شامل 10 جزء است و با درخواست کالا آغاز و با تحویل کالا به انبار و دستور تسویه حساب با فروشنده پایان می‌یابد. نکته مهم در این رابطه تعهد همه تیم پروژه به طی فرآیند مصوب است. عموماً افراد از قرار گرفتن و تعهد به یک فرآیند دوری می‌کنند و آن را بروکراسی غیرضروری و موجب اتلاف زمان و انرژی می‌دانند ولی شما باید بدانید که تعهد تیم پروژه به این فرایندها شرط اساسی و غیر قابل عدول برای انجام صحیح کار تامین است و شما بدون طی این فرآیند ممکن است که بخشی از کارهایتان را با هماهنگی‌های شفاهی پیش ببرید ولی قطعاً در تامین کلیه‌ی کالاها و همچنین پاسخگویی به عملکرد خودتان با مشکل مواجه خواهید شد. این نکته را باید به تفصیل با تیم پروژه و علی‌الخصوص مدیریت پروژه در میان بگذارید و ایشان را نسبت به تعهد به این فرآیند متقاعد کنید.
- تجهیزات خاص یا با زمان تامین طولانی
برخی از تجهیزات مورد نیاز پروژه‌ی ما هستند که زمان نسبتاً قابل توجهی برای تهیه آنها نیاز هست؛ یا ساختنی هستند و مدت ساخت آنها طولانی است و یا باید از یک کشور دیگر خریداری و وارد شوند و این کار نیاز به زمان زیادی دارد. لیست این اقلام بسیار اهمیت دارد که به صورت جداگانه داشته باشیم و مطابق با زمانبندی تحویل، نسبت به سفارش‌گذاری آنها اقدام کنیم.
- وزن‌دهی به موضوعات کیفیت، زمان و هزینه
در هر خریدی عموماً سه پارامتر تعیین کننده وجود دارد؛ کیفیت، زمان و هزینه و عموماً اولویت دادن به هر یک از این پارامترها، آثاری بر دو پارامتر دیگر خواهد داشت. مثلاً اگر اولویت خریدار کیفیت کالا باشد، ممکن است هزینه و زمان خرید افزایش یابد، یا اگر اولویت با زمان باشد ممکن است کیفیت کاهش و هزینه افزایش یابد. پس مهم است که یک تصمیم مدیریتی گرفته شود که در انتخاب کالاها، اولویت با کدام یک از این سه پارامتر است؟ هرچند این تصمیم آسانی نیست و شاید مدیران پروژه حاضر نباشند که یکی از این ارزش‌ها را به قیمت از دست دادن دیگری به دست آورند و یا حداقل حاضر نباشند که چنین چیزی را به صراحت اعلام کنند، لیکن دریافتن این موضوع توسط راهبر تیم تامین کمک زیادی به روانی کار تامین و به دست آوردن نتایج بهتر و در نهایت رضایت مدیر پروژه خواهد داشت.
- انجام هماهنگی‌های بین واحدی
درون تیم پروژه، واحد تامین بیشترین تعامل را با سایر واحدها دارد و عموماً این ارتباط با با پنج واحد دیگر استمرار دارد؛ مدیر پروژه، واحد فنی، واحد مالی، واحد حقوقی و کارگاه. تصمیمات کلان و تاییدات خرید را از مدیر پروژه اخذ می‌کند، در رابطه با مشخصات فنی کالا با واحد فنی تعامل دارد، پرداخت و تسویه حساب با تامین کنندگان را از طریق واحد مالی هماهنگ می‌کند، قراردادها را باید به تایید واحد حقوقی برساند و نهایتا کالا را باید به انبار کارگاه تحویل دهد. لازمه‌ی این ارتباط مداوم که در تک تک خریدها تکرار می‌شود، انجام هماهنگی قبلی در رابطه با رویه‌های مشترک است. این کار در مرحله‌ی برنامه‌ریزی انجام و تبدیل به یک مستند مورد تایید طرفین می‌گردد و همین مستند مبنای ارتباطات آتی را شکل می‌دهد.
- دستورالعمل مدیریت ریسک
ریسک یا خطر بالقوه قابل خرید و فروش است. شما می‌توانید به عنوان خریدار، ریسک کارها را بپذیرید و پول کمتری بپردازید و یا پول بیشتری بدهید و ریسک را به طرف فروشنده منتقل کنید. مثلاً وقتی شما یک تجهیزی می‌خرید، کم ریسک‌ترین حالت این است که فروشنده خودش دستگاه را در محلی که شما اعلام می‌کنید نصب کند و راه‌اندازی شده تحویل دهد. این در حالی است که اگر شما تجهیز را بخرید و خودتان با استفاده از عوامل کارگاه در محل خود نصب و راه‌اندازی کنید هزینه‌ی خیلی کمتری باید بپردازید، ولی اگر اشکالی پس از راه‌اندازی ایجاد شود، دیگر فروشنده به راحتی پاسخگو نخواهد بود. در حالت اول فروشنده پول بیشتری می‌گیرد و شما دیگر ریسکی ندارید چون کالا را در وضعیت راه‌اندازی شده تحویل گرفته‌اید و در دوره‌ی بهره‌برداری هم تجهیز ذیل ضمانت فروشنده است. ولی در حالت دوم شما هزینه‌ی کمتری پرداخته‌اید ولی ریسک درست کار نکردن دستگاه هم مال شما است. وارانتی و گارانتی دستگاه‌ها هم به نوعی انتقال ریسک به فروشنده است.
البته این موضوع در تجهیزات اصلی و گران‌قیمت ساختمان‌ها موضوعیت پیدا می‌کند که بهتر است همان ابتدای کار و در مرحله‌ی برنامه‌ریزی به آن پرداخت و تصمیمات مقتضی را در رابطه با آن گرفت.
- چارچوب تنظیم قراردادهای تامین
چه کسی حق امضای قرارداد دارد؟ فرمت قرارداد چگونه است؟ کسورات بر عهده کیست؟ چه تضامینی مورد پذیرش خریدار است؟ اختلافات در چه چارچوبی پیگیری و حل خواهد شد؟ رابطه بین نوع قرارداد و سقف مبلغ چیست؟ و پاسخ سوالاتی از این قبیل تصمیماتی است که لازم است در مرحله‌ی برنامه‌ریزی تامین گرفته شود.
- چارچوب‌های بسته‌بندی، حمل و تحویل
یکی از موضوعاتی که در هنگام توافق با فروشندگان باید تعیین تکلیف شود و عموماً در فرم‌های استعلام مطرح شده و در ارزیابی استعلام‌ها هم اثر قابل توجهی دارد نحوه‌ی بسته‌بندی، حمل و فرآیند تحویل کالا است. اینکه چه نوع بسته‌بندی مورد قبول خریدار است؟ مسئولیت بارگیری، حمل و باراندازی و هزینه‌های هر یک بر عهده‌ی کدام یک از طرفین است؟ محل تحویل کجا است؟ کارگاه فروشنده یا کارگاه خریدار؟ و برای تحویل چه آیتم‌هایی توسط خریدار تست و بازرسی خواهد شد و در صورت پاس کردن کالا قابل تحویل خواهد بود؟ این سوالات هم در رابطه با برخی از کالاها باید پاسخ داده شود و بهتر است قبل از ورود به مرحله‌ی اجرایی تامین و در مرحله‌ی برنامه‌ریزی در رابطه با آنها تصمیم‌گیری شده و مستند گردد.
- چارچوب انجام پرداخت های مالی
با فروشنده چگونه و کی باید تسویه حساب شود؟ قبل از تحویل کالا یا بعد از آن و یا بخشی قبل و بخشی بعد از تحویل. در چه نوع کالاهایی و با چه سقف مبالغی چه مجوزهایی داریم؟ فرآیند پرداخت و تسویه چگونه است؟ گردش اطلاعات و مستندات در چه بستری قابل پذیرش است؟ و … اینها مواردی است که خارج از هماهنگی‌های دو طرفه بین واحدهای تامین و مالی بوده و هماهنگی مدیریت پروژه و سرپرستی کارگاه را هم نیاز دارد.
- چارچوب استعلام و ارزیابی استعلام
نحوه تدوین و تایید محتوای استعلام‌های پروژه چگونه است و چه کسانی در این کار دخیل خواهند بود؟ چارچوب ارسال و دریافت پاسخ استعلام‌ها چگونه است؟ استعلام‌ها محدود هستند یا نامحدود؟ تامین کنندگان چگونه انتخاب شوند؟ خطوط قرمز کلی در استعلام‌ها کدامند؟ شاخص‌های ارزیابی استعلام‌ها کدامند؟ تهیه کننده و تایید کنندگان ارزیابی‌ها چه کسانی خواهند بود؟ و سوالاتی از این دست مواردی است که در مرحله برنامه‌ریزی تامین پاسخ داده می‌شود و بر اساس آنها فرم‌های استعلام تهیه و ارزیابی انجام و تامین کنندگان انتخاب می‌شوند.
- چارچوب بررسی و اعمال ادعاها و تغییرات قرارداد
در بسیاری از مواقع در مسیر اجرای قراردادها برخی تغییرات محیطی خارج از اختیار طرفین قرارداد و برخی تغییرات داخلی ناشی از تصمیمات یکی از طرفین قرارداد اتفاق می‌افتد که این تغییرات آثاری را در قرارداد فیمابین ایجاد می‌کند. معمولاً اثرات تغییرات خارجی منجر به ادعای (Claim) یکی از طرفین قرارداد و عموماً فروشنده در رابطه با هزینه و زمان قرارداد می‌شود. تغییرات داخلی حاصل از تصمیمات یکی از طرفین هم منجر به اثراتی در زمان و هزینه‌ی قرارداد می‌شود که به آن تغییر (Change) گفته می‌شود. نحوه‌ی پرداختن، بررسی و تصمیم‌گیری در رابطه با ادعاها و تغییرات نیز در مرحله‌ی برنامه‌ریزی تامین انجام می‌گیرد.
- چارچوب گردش اطلاعات و ثبت و نگهداری مدارک
در مسیر انجام فعالیت‌های تامین مستندات و مدارک فراوانی اعم از فایل‌های کامپیوتری و یا اسناد فیزیکی تولید می‌شود. از جمله‌ی این مستندات می‌توان به درخواست‌های خرید، فرم‌های استعلام و ارزیابی استعلام، نسخه‌های اولیه و نهایی پیش فاکتورها، قراردادها، صورت وضعیت‌ها، فاکتورها، صورتجلسات تحویل موقت و قطعی، رسیدهای انبار و اسناد مالی اشاره نمود. همچنین برخی مستندات تکمیلی مانند رزومه‌ها، کاتالوگ‌ها، مجوزها، استانداردها و … نیز در این فرآیند تولید و در اختیار واحد تامین قرار می‌گیرد. نحوه‌ی دسته‌بندی، نام‌گذاری، نگهداری و سطوح دسترسی به این اسناد موضوعاتی هستند که در مرحله‌ی برنامه‌ریزی باید مورد توجه و تصمیم قرار گیرند.
- نحوه ثبت، به روزرسانی و بهره برداری از درس آموخته ها
برای هر سازمان خوب، یادگیری از تجارب موفق و ناموفق یک شاخص اساسی به شمار می‌رود. این نوع سازمان‌ها قالب‌های معینی را برای ثبت این تجارب با عنوان درس آموخته‌ها (Lessons Learned) برای خود طراحی و تیم کاری را مجاب به ثبت تجاربشان در این قالب‌ها می‌کنند. تهیه‌ی چارچوب ثبت، به‌روزرسانی و بهره‌برداری از درس آموخته‌ها نیز یکی از خروجی عملیات برنامه‌ریزی تامین خواهد بود.
- ترسیم ساختار و فرایند و تولید فرم های خام
یکی از اصلی‌ترین خروجی‌های مرحله‌ی برنامه‌ریزی تامین ترسیم ساختار سازمانی تامین و فرایندها و فرم‌های مورد استفاده در مسیر اجرای عملیات تامین کالا و دستورالعمل‌های مربوط به نحوه‌ی تکمیل و گردش هر یک از این فرم‌ها خواهد بود. در فصول بعد به ساختار سازمانی و فرایندهای کاری تامین خواهیم پرداخت.