دوره آموزشی مهندسی خرید کالا در پروژه‌های ساختمانی و صنعتی
بخش ششم- برنامه‌ریزی تامین کالای ساختمانی - گردآوری و تحلیل داده‌ها
پس از شناخت آیتم‌های ورودی مورد نیاز جهت تهیه‌ی یک برنامه‌ی مناسب برای تامین کالاهای یک پروژه‌ی ساختمانی یا صنعتی، لازم است این اطلاعات از منابع مختلف گردآوری و بر اساس الگوهای مناسبی تحلیل و در ادامه خروجی‌های قابل قبول استخراج شود:
- گردآوری داده‌های اولیه
به منظور استخراج خروجی‌های مورد نظر برنامه‌ریزی تامین، پس از گردآوری داده‌های اولیه شامل موارد مذکور در سرفصل ورودی‌ها مانند آیین نامه‌ی معاملات، خروجی متره و برآورد پروژه، وندورلیست، رویه‌های سازمانی و … تحلیل داده‌ها در قالب جلسات کارشناسی و مدیریتی انجام می‌شود. در این مرحله مناسب است که مدیر تامین مشاوره‌هایی را به منظور شناخت نسبی از وضعیت بازار و وضعیت اقتصادی پیش روی کشور داشته باشد تا بتواند با اشراف بهتری موضوعات را مدیریت کند.
- جلسات داخلی تیم تامین
در ابتدای کار برنامه‌ریزی جلسات کارشناسی به منظور مرور داده‌های اولیه و کسب شناخت کلی از موارد با اهمیت و ملاحظات پروژه در داخل تیم تامین برگزار می‌شود. جلسات داخلی تیم تامین ممکن است منجر به تدوین پیش‌نویس برخی از خروجی‌های برنامه‌ریزی شود.
- جلسه تیم تامین با مدیریت پروژه
پس از برگزاری جلسات داخلی و شناخت کلی تیم تامین از پروژه، جلسه‌ی هماهنگی تیم تامین با مدیریت پروژه برگزار می‌گردد. در این جلسه گزارشی از دریافت کلی تیم تامین از مختصات پروژه به مدیر پروژه ارائه شده و نظرات مدیریت نیز کسب می‌شود. حاصل این جلسه هماهنگی کلی فرایندهای تامین با نظرات مدیریت پروژه و همچنین مقدمه‌سازی برای هماهنگی تیم تامین با سایر واحدهای سازمانی پروژه مانند واحد فنی، واحد مالی، واحد حقوقی و … خواهد بود.
- جلسات کارشناسی تیم تامین با سایر واحدها
در این جلسات دستورالعمل‌ها، رویه‌ها و ملاحظات هر یک از واحدها به تیم تامین منتقل شده و هماهنگی‌های اولیه شکل می‌گیرد. جلسات کارشناسی با هر واحدی ممکن است تا دو یا سه جلسه هم طول بکشد. پیش‌نویس‌های اسناد برنامه تامین به تدریج در روند برگزاری این جلسات در حال شکل‌گیری است.
- آماده‌سازی پیش‌نویس برنامه تامین
پس از برگزاری جلسات کارشناسی و تبادل اطلاعات با سایر واحدهای سازمانی پروژه، پیش‌نویس برنامه توسط تیم تامین جهت ارائه به شورای مدیریتی پروژه آماده می‌شود. اجزاء این برنامه به تفصیل در بخش خروجی‌ها معرفی شده‌اند ولی از جمله آنها می‌توان به لیست کالاهای مورد نیاز و زمانبندی تامین هریک، تعیین فرآیند اجرای عملیات تامین، رویه‌های مشترک و … اشاره نمود. مناسب است در این مرحله پیش‌نویس‌های تهیه شده به فراخور وظایف هر واحد سازمانی پروژه جهت بازبینی و ارائه‌ی نقطه نظرات تکمیلی و اصلاحی به همان واحد ارائه و نتیجه‌ی بررسی‌ها در پیش‌نویس نهایی منعکس شود.
- جلسه‌مدیریتی تصویب برنامه
جلسه‌ی مدیریتی با حضور مدیر پروژه، مدیران واحدهای سازمانی و مدیر تامین پروژه برگزار و پیش‌نویس‌های تهیه شده مورد بررسی و تصویب قرار می‌گیرد. متناسب با میزان هماهنگی‌های قبلی، ممکن است جمع‌بندی نهایی در یک، دو و یا سه جلسه انجام شود.