خرید کالای ساختمانی - دوره آموزشی مهندسی خرید کالا در پروژه‌های ساختمانی و صنعتی
بخش بیست و ششم: فرایند کنترل قرارداد
- کنترل قرارداد
- اهداف
- دستیابی به کیفیت ها و کمیت های مورد نظر
- اجرای کار در زمان مقرر
- انجام تعهدات مالی و غیرمالی خریدار
- کنترل و اعمال تغییرات
- مدیریت ادعای فروشنده
- کنترل ریسک های تامین کالا
- ابزارها
- مکاتبات
مکاتبات یکی از ابزارهای اصلی کنترل قراردادهای تامین کالا است. نقش این ابزار، اعلام وضعیت متقابل و مستندسازی تعاملات تعهدی مندرج در قرارداد است که به تناسب توسط یکی از طرفین برای طرف دیگر ارسال می‌گردد.
- ابلاغ قرارداد
نامه‌ای است که قرارداد امضا شده به پیوست آن است و توسط خریدار برای فروشنده ارسال می‌شود. از زمان دریافت نامه ابلاغ توسط فروشنده، قرارداد آغاز شده و نافذ است ولی ممکن است زمان‌بندی انجام تعهدات، طبق توافق قراردادی، پس از دریافت پیش پرداخت آغاز شود.
- درخواست های مالی
مکاتباتی است که طی آنها فروشنده طبق قرار قبلی با خریدار، مبالغ مربوط به قرارداد را از وی مطالبه می‌کند. از جمله می‌توان به نامه درخواست پیش پرداخت، نامه درخواست اقساط میانی قرارداد و نامه تسویه حساب اشاره نمود. این نامه‌ها آغازگر فرآیند پرداخت در سیستم مالی خریدار به شمار می‌روند.
- درخواست های فنی
این نامه‌ها ممکن است از سوی هر یک از طرفین قرارداد برای طرف دیگر ارسال شود. به صورت روتین، این فروشنده است که مطابق قرارهای زمانی مندرج در قرارداد، به خریدار اطلاع می‌دهد که برای امور مربوط به بازدید، تست و یا تحویل اقدام کند. لیکن در مواقعی نیز ممکن است خریدار به ضرورت چنین درخواست‌هایی از فروشنده داشته باشد.
- گزارشات عملکردی یا بازرسی
در برخی مواقع مکاتبه به منظور ارسال یک گزارش انجام می‌شود. این گزارشات می‌توانند عملکردی باشند که گویای پیشرفت کار ساخت کالا است و توسط فروشنده ارسال می‌گردد و در برخی مواقع نتایج گزارش بازرسی که توسط خریدار تهیه و در صورت لزوم نتایج ان برای انجام اصلاحات به فروشنده اعلام می‌شود. گزارشات بازرسی می‌تواند توسط شخص ثالث (Third party) انجام شود.
- نامه ادعا
فروشنده ادعاهای خود را در قالب نوع دیگری از مکاتبه به عنوان نامه‌ی ادعا (Claim) به خریدار اعلام می‌کند. این نامه آغازگر فرآیند رسیدگی به درخواست‌های فروشنده است. در این فرایند سلسله‌ای از مکاتبات بین خریدار و فروشنده ایجاد می‌شود.
- درخواست تغییرات
خریدار تغییرات مورد نظر خود را در قالب نامه اعلام تغییرات (Change) به فروشنده اعلام می‌کند. این نامه ممکن است موجب اعلام برخی ادعاها از سوی فروشنده و به طور کلی حجم زیادی از مکاتبات فیمابین شود.
- ابلاغ صورت‌جلسات
برخی از مکاتبات مربوط به ابلاغ صورت‌جلسات برگزار شده فیمابین طرفین و یا با شخص ثالث است. از جمله می‌توان به ابلاغ صورت‌جلسات تحویل موقت و تحویل قطعی کالا اشاره نمود.
- اختتام قرارداد
یکی دیگر از نامه‌ها که از سوی خریدار برای فروشنده ارسال می‌شود، نامه‌ی اختتام قرارداد است که پس پایان عملیات قرارداد و تایید کلیه اقدامات فروشنده، تهیه و ارسال می‌شود.
- نظارت مقیم، مستمر و عالی
یکی دیگر از ابزارهای کنترل قراردادهای ساخت، نظارت است. ناظر از طرف خریدار نمایندگی دارد که انطباق کلیه‌ی مراحل پیشرفت کار اعم از تامین مصالح و تجهیزات اولیه تا ساخت و تحویل را رصد کرده و در صورت هرگونه انحرافی از توافقات قراردادی، آن را به خریدار گزارش کند. همچنین او در مواردی قدرت دارد که کار را تا تعیین تکلیف موضوعات متوقف کند.
عملیات نظارت متناسب با الزامات کالای موضوع قرارداد سطوح مختلفی می‌تواند داشته باشد. در نظارت مقیم، نماینده‌ی خریدار به صورت دائم در محل کارگاه سازنده حضور دارد و بر ورود و خروج مصالح اولیه تا انجام عملیات ساخت نظارت می‌کند. در برخی از موارد نظارت مستمر کفایت می‌کند که به معنای حضور موردی با اعلام قبلی یا به صورت سرزده در محل کارگاه است. ناظر عالی نیز عموماً گزارشات نظارتی ناظرین را بررسی کرده و در صورت ضرورت خود نیز از محل کارگاه بازدید می‌کند.
- بازرسی
در برخی مواقع و در صورت وجود حساسیت‌های خاص در مورد برخی از موضوعات مانند کیفیت جوش، بازرسی از کالای درحال ساخت و یا بازرسی از کارگاه سازنده قبل از عقد قرارداد به یک شخص ثالث که در آن موضوع تخصص دارد واگذار می‌شود. این موضوع ضامن رفع نگرانی از آن موضوع با اهمیت بوده و قدرت پاسخ‌گویی مدیریت پروژه را نیز در قبال مسائل احتمالی آینده تقویت می‌کند.
- اسناد مالی
یکی دیگر از ابزارهای کنترل قراردادها اسناد مالی است که توسط واحدهای مختلف پروژه تهیه و تا به منظور انجام تعاملات مالی با تامین کننده توسط واحد مالی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- صورت وضعیت
صورت‌وضعیت فرمی است که گویای کارهای انجام شده توسط تامین کننده تا آن مقطع است و توسط تامین کننده مطابق با مقاطع قراردادی تهیه و تحویل دفتر فنی پروژه می‌شود. صورت‌وضعیت ارائه شده پس از بررسی و تایید توسط ناظر قرارداد، مبنای انجام پرداخت به تامین کننده خواهد بود. صورت‌وضعیت‌ها عموماً به صورت تجمیعی تهیه می‌شوند، به این معنا که در هر مقطع، کار انجام شده از ابتدای قرارداد تا آن مقطع توسط تامین کننده گزارش می‌شود و در هنگام تسویه‌ی هر صورت‌وضعیت باید به این موضوع توجه نمود.
- رسید انبار
صدور رسید انبار به معنای تحویل کامل کالای خریداری شده و تایید کمی و کیفی آن در کارگاه پروژه است. رسید انبار که انباردار پروژه پس از ثبت کالا در نرم‌افزار انبارداری آن را صادر می‌کند، پس از صدور، تحویل واحد مالی پروژه می‌گردد و واحد مالی آن را به عنوان مستند تسویه حساب با تامین کننده در اسناد خود بایگانی می‌کند.
- فاکتور
فاکتور سندی است که تامین کننده در ازاء دریافت کامل مبالغ مورد توافق در قرارداد به واحد مالی خریدار تحویل می‌دهد. دریافت فاکتور از خریدار به منزله‌ی این است که تسویه حساب با تامین کننده انجام شده و واحد مالی آن را جهت ارائه به مراجع مربوطه در بایگانی خود نگهداری می‌کند.
- بیجک و بارنامه
بیجک که نقشی مشابه با بارنامه را ایفا می‌کند، برگه‌ای است که به وسیله‌ی آن فروشنده به بار ارسالی، وسیله‌ی حمل، راننده و … رسمیت می‌بخشد و انباردار هنگام تحویل، بار را با آن نیز انطباق می‌دهد.
- قبض باسکول
برای بارهایی که مبنای تحویل آنها وزنی است، قبضی از طرف باسکولی که عمل توزین آن بار را انجام داده صادر می‌شود که مبنای اصلی برای محاسبه‌ی مبلغ قابل پرداخت به فروشنده به شمار می‌رود.
- الحاقیه یا متمم
به منظور مدیریت تغییرات، در عرف قراردادهای ساخت تا 25 درصد قرارداد کاهش و یا افزایش تعهدات طرفین و متناسب با آن، کاهش یا افزایش مبالغ قرارداد پیش بینی می‌شود. در صورتی که تغییر تعهدات و مبالغ بیش از این میزان باشد، لازم است طرفین الحاقیه و یا متمم برای قرارداد خود امضا کنند.
- سیستم مدیریت سوابق
سیستم گردش اطلاعات بین خریدار و فروشنده و ثبت و ضبط و دسترسی به آنها در داخل سیستم خریدار نیز یکی از ابزارهای کنترلی قراردادها است. در این سیستم اطلاعات به سطوح رسمی و غیر رسمی و پیگیری دسته‌بندی شده و هر یک متناسب با اهمیت، ابزاری برای تبادل و روشی برای نگهداری و دستورالعملی برای دسترسی خواهند داشت.
- لیست نواقص و عیوب
در هنگام تحویل موقت کالا، ممکن است برخی عیوب و نواقص توسط ناظر در کالا مشاهده شود که هر چند باید رفع شوند ولی تاثیر خیلی زیادی در عملکرد آن ندارند. در این موارد لیستی از این نواقص و عیوب (Punch list) تهیه شده و به فروشنده ابلاغ می‌گردد که هم‌زمان با بهره‌برداری آزمایشی تجهیز و تا قبل از تحویل قطعی نسبت به رفع این نواقص اقدام کند.
- اسناد اختتام قرارداد
برای اینکه یک قرارداد را بتوان به بهترین نحو به پایان برد، لازم است از زمان عقد قرارداد به فکر تهیه و نگهداری مستندات اختتام قرارداد بود و توافقات و همچنین برنامه‌ریزی لازم را در خصوص داشتن این مستندات با تامین کننده انجام داد. اهم این مستندات شامل موارد زیر است.
- صورتجلسه های تحویل موقت و قطعی
پس از تحویل کامل کالای خریداری شده، صورتجلسه‌ی تحویل موقت بین طرفین امضا می‌شود که به معنای تحویل کالا و نه خاتمه تعهدات فروشنده است. در این صورتجلسه ممکن است برخی اشکالات نیز ذکر شده باشد. پس از گذشت مدت زمان مشخصی از بهره‌برداری کالای خریداری شده که در قرارداد ذکر شده و رفع ایرادات احتمالی، صورتجلسه‌ی تحویل قطعی امضا و قرارداد خاتمه می‌یابد.
- رسید انبار
رسید انبار مدرکی است که گویای تحویل کامل کالای خریداری شده به انبار است. این سند توسط انباردار تولید می‌شود.
- گارانتی و خدمات پس از فروش کالای اصلی
برگه‌های ضمانت‌نامه و خدمات پس از فروش کالای خریداری شده یکی دیگر از اسنادی است که در انتهای هر قرارداد باید از طرف فروشنده تحویل شود.
- گارانتی و خدمات پس از فروش کالاهای فرعی
همچنین ضمانت‌نامه‌های مربوط به تجهیزات فرعی استفاده شده در کالای خریداری شده نیز باید در انتهای قرارداد از فروشنده دریافت شود.
- دستورالعمل های عملیاتی و نگهداری
پس از تحویل، نصب و راه‌اندازی تجهیز خریداری شده، لازم است دستورالعمل‌های بهره‌برداری و نگهداری از کالای تحویل شده نیز از طرف فروشنده ارائه شود.
- نقشه های چون ساخت
در برخی از موارد و بر اساس تشخیص واحد فنی پروژه، لازم است نقشه‌های چون ساخت (As built) تجهیز ساخته یا خریداری شده، از فروشنده دریافت شود.
- گواهی نامه آموزش کارکنان خریدار
بهره‌برداری از برخی از تجهیزات، مستلزم دیدن مقدار کافی از آموزش‌های اوپراتوری است که از سوی فروشنده به افراد معرفی شده از سوی خریدار ارائه می‌شود. فروشنده باید برای کارکنان خریدار که آموزش‌های لازم را در این رابطه با موفقیت گذرانده‌اند، گواهی‌نامه صادر کرده و تحویل واحد تامین نماید.
- گواهی های تسویه حساب با پیمانکاران و تامین کنندگان فرعی
در قراردادهای ساخت، بعضاً تامین کنندگان بخش‌هایی از تجهیزات مورد استفاده را از تامین کنندگان دیگر خریداری میکنند و یا از خدمات تامین کنندگان دیگر برا کار ساخت بخش‌هایی از کار استفاده میکنند. لازم است در انتهای کار، گواهی تسویه حساب با تمامی این اشخاص ثالث را فروشنده تهیه و تحویل خریدار نماید.
