خرید کالای ساختمانی - دوره آموزشی مهندسی خرید کالا در پروژه‌های ساختمانی و صنعتی
بخش بیست و ششم: فرایند کنترل قرارداد
- کنترل قرارداد
- اهداف
- دستیابی به کیفیت ها و کمیت های مورد نظر
- اجرای کار در زمان مقرر
- انجام تعهدات مالی و غیرمالی خریدار
- کنترل و اعمال تغییرات
- مدیریت ادعای فروشنده
- کنترل ریسک های تامین کالا
- ابزارها
- مکاتبات
مکاتبات یکی از ابزارهای اصلی کنترل قراردادهای تامین کالا است. نقش این ابزار، اعلام وضعیت متقابل و مستندسازی تعاملات تعهدی مندرج در قرارداد است که به تناسب توسط یکی از طرفین برای طرف دیگر ارسال می‌گردد.
- ابلاغ قرارداد
نامه‌ای است که قرارداد امضا شده به پیوست آن است و توسط خریدار برای فروشنده ارسال می‌شود. از زمان دریافت نامه ابلاغ توسط فروشنده، قرارداد آغاز شده و نافذ است ولی ممکن است زمان‌بندی انجام تعهدات، طبق توافق قراردادی، پس از دریافت پیش پرداخت آغاز شود.
- درخواست های مالی
مکاتباتی است که طی آنها فروشنده طبق قرار قبلی با خریدار، مبالغ مربوط به قرارداد را از وی مطالبه می‌کند. از جمله می‌توان به نامه درخواست پیش پرداخت، نامه درخواست اقساط میانی قرارداد و نامه تسویه حساب اشاره نمود. این نامه‌ها آغازگر فرآیند پرداخت در سیستم مالی خریدار به شمار می‌روند.
- درخواست های فنی
این نامه‌ها ممکن است از سوی هر یک از طرفین قرارداد برای طرف دیگر ارسال شود. به صورت روتین، این فروشنده است که مطابق قرارهای زمانی مندرج در قرارداد، به خریدار اطلاع می‌دهد که برای امور مربوط به بازدید، تست و یا تحویل اقدام کند. لیکن در مواقعی نیز ممکن است خریدار به ضرورت چنین درخواست‌هایی از فروشنده داشته باشد.
- گزارشات عملکردی یا بازرسی
در برخی مواقع مکاتبه به منظور ارسال یک گزارش انجام می‌شود. این گزارشات می‌توانند عملکردی باشند که گویای پیشرفت کار ساخت کالا است و توسط فروشنده ارسال می‌گردد و در برخی مواقع نتایج گزارش بازرسی که توسط خریدار تهیه و در صورت لزوم نتایج ان برای انجام اصلاحات به فروشنده اعلام می‌شود. گزارشات بازرسی می‌تواند توسط شخص ثالث (Third party) انجام شود.
- نامه ادعا
فروشنده ادعاهای خود را در قالب نوع دیگری از مکاتبه به عنوان نامه‌ی ادعا (Claim) به خریدار اعلام می‌کند. این نامه آغازگر فرآیند رسیدگی به درخواست‌های فروشنده است. در این فرایند سلسله‌ای از مکاتبات بین خریدار و فروشنده ایجاد می‌شود.
