خرید کالای ساختمانی - دوره آموزشی مهندسی خرید کالا در پروژه‌های ساختمانی و صنعتی

بخش بیست و پنجم: اصول و مبانی و فرایند عقد قرارداد

- عقد و کنترل قرارداد

حالا که کالا و تامین کننده‌ی آن مشخص شده نوبت آن است که از طریق عقد قرارداد با تامین کننده منتخب، کالای مورد نظر را برای کارگاه تهیه کنیم. منظور از قرارداد در این سرفصل می‌تواند همان پیش فاکتور تایید شده باشد و یا اینکه بر اساس دستورالعمل‌های موجود پروژه الزام به عقد قرارداد جداگانه داشته باشیم. عموماً به دلیل برخی نکات مانند موضوع تضامین، در خریدهای با رقم‌های بالا تنظیم قرارداد مجدد ترجیح خواهد داشت. البته اصول، قواعد و نکاتی که در این فصل بیان می‌شود در هر دوی این روش‌ها کاربرد خواهد داشت، هرچند کار نهایی کردن کار با پیش فاکتور بسیار ساده‌تر و سریع‌تر است.

- مبانی عقد قرارداد

تنظیم متن پیش نویس قرارداد بر عهده‌ی واحد تامین است؛ حال یا این کار را خود انجام می‌دهد و یا از تامین کننده می‌خواهد که متن پیشنهادی خود را ارائه کند. در تنظیم پیش نویس قرارداد چند متن مرجع وجود دارد که به آنها اشاره می‌شود.

- خروجی های برنامه ریزی تامین

- برنامه زمانی تامین

زمانبندی‌هایی که تامین کننده به آنها متعهد می‌شود، تابعی از برنامه زمانی تامین و همچنین زمانی که درخواست کننده کالا اعلام کرده خواهد بود.

- چارچوب قراردادهای تامین

در هنگام برنامه‌ریزی تامین نوع و چارچوب قراردادهای مورد قبول پروژه مشخص شده‌اند. منشأ عمده‌ی تفاوت‌های بین انواع قراردادها، میزان پرداختن به جزئیات توافق است که متناسب با مسئولیت و جایگاه حقوقی امضا کننده قرارداد از طرف پروژه که خود عموماً تابعی از مبلغ قرارداد است، می‌باشد. به عنوان مثال قراردادی که رئیس هیئت مدیره یا مدیرعامل شرکت با تامین کننده امضا می‌کند معمولاً با جزئیات بیشتری است به نسبت قراردادی که توسط مدیر پروژه امضا می‌شود. معمولاً دلایل اصلی این تفاوت امضا کنندگان هم قیمتی، حقوقی و یا مالیاتی هستند.

- چارچوب انجام پرداخت های مالی

اینکه پرداخت‌های مالی قرارداد در ازاء انجام چه فرایندی و ارائه‌ی چه مدارکی و در چه محدوده‌ی زمانی انجام می‌شود نیز یکی از تصمیمات مدیریتی در مقطع برنامه‌ریزی تامین است که در هنگام عقد هر قراردادی به آن مراجعه می‌شود.

- چارچوب بررسی و اعمال تغییرات و ادعاها

پاسخ این سوال که تغییرات و ادعاها در چه مکانیزمی مطرح، بررسی، تایید و عملیاتی می‌شود نیز در برنامه تامین وجود دارد و همان پاسخ متناسباً در متن قرارداد نیز منعکس می‌شود.

- چارچوب گردش اطلاعات

معمولا اطلاعاتی که پس از عقد قرارداد بین تامین کننده و واحد تامین تبادل می‌شود، ماهیت‌های متفاوتی دارد. برخی مدارک رسمی هستند، برخی اطلاعات فنی موردی و برخی نیز تبادلات مربوط به پیگیری کارها. بالتبع باید نحوه‌ی گردش هر یک از این اطلاعات و ابزارهایی که برای آن مورد استفاده قرار می‌گیرد مشخص باشد.

- فرم استعلام

یکی دیگر از مدارکی که داده‌های مندرج در آن در هنگام تنظیم متن قرارداد به عنوان منبع به کار می‌رود، فرم استعلام و بیانیه‌ی تغییرات مربوط به آن است که در آن مشخصات کالا، مقادیر، اهم تعهدات طرفین و … ذکر شده است. همچنین اسناد پیوست استعلام هم می‌تواند به ضرورت تبدیل به اسناد پیوست قرارداد شوند.

- مدیریت ریسک

همانگونه که گفته شد، ریسک قابل خرید و فروش است و این کار از طریق قرارداد فیمابین فروشنده و خریدار اجرایی می‌شود. لذا نوع قرارداد و تعهدات طرفین گویای میزان تقبل ریسک از سوی هر یک از طرفین بوده و از این طریق خریدار و به نمایندگی از او واحد تامین در پی کاهش حداکثری ریسک خریدار در ازاء پرداخت کمترین هزینه خواهند بود.

- ریسک تغییر قیمت منابع اولیه - آهن آلات

- ریسک حمل و نقل - بسته بندی و …

- ریسک تاخیر زمانی تحویل کالا - تشویق و جریمه

- ریسک‌ بهره‌برداری - سختی گیر رزینی

- ریسک نگهداری - ضمانت و خدمات پس از فروش

- ارکان قرارداد

- خریدار، فروشنده و ناظر و نماینده

- زمان قرارداد

- مبلغ و مراحل پرداخت قرارداد

- تضامین فروشنده

- تضمین پیش پرداخت

تامین کننده متعهد می‌شود که هم‌زمان با دریافت پیش پرداخت، یک فقره چک، سفته و یا ضمانت‌نامه بانکی به همان مبلغ و یا عموماً با مبالغی بیشتر تا حدود دو برابر مبلغ پیش پرداخت را به عنوان تضمین به خریدار تحویل دهد. این تضمین بر اساس توافق، پس از استهلاک پیش پرداخت، یا درصد مشخصی از پیشرفت کار به فروشنده عودت داده می‌شود.

- تضمین انجام تعهدات

عقد قرارداد با تامین کننده به معنای صرف هزینه‌ی فرصتی از خریدار به نفع فروشنده است و در صورتی که فروشنده در انجام تعهدات خود اهمال کند، این فروشنده است که به سبب از دست دادن زمان خود متضرر می‌شود. به این سبب تضمینی متناسب را در قالب چک، سفته و یا ضمانت‌نامه بانکی به خریدار تحویل می‌دهد و این تضمین در انتهای کار و پس از تحویل کالا، به فروشنده عودت داده می‌شود.

- تضمین حسن انجام کار

به منظور تضمین انجام صحیح و کیفی کار و همچنین به طور کلی انجام به موقع و درست تعهدات فروشنده، تضمینی در قرارداد در نظر گرفته می‌شود که یا در قالب کسر درصدی از هر پرداختی به او و یا در قالب یکی از اسناد تجاری پیش گفته، از طرف فروشنده به نفع خریدار تادیه می‌شود. این تضمین پس از سپری شدن مدت مقرر در قرارداد به عنوان زمان تحویل قطعی و در صورت عملکرد مناسب کالای تحویل شده به فروشنده عودت داده می‌شود.

- تعهدات فروشنده

یکی دیگر از ارکان هر قراردادی، تعهدات فروشنده است. این تعهدات می‌تواند طیف گسترده‌ای از موضوعات اعم از تعهدات مربوط به نحوه تحویل کالا مانند حمل، نصب، راه‌اندازی، نگهداری و … را در بگیرد و یا تعهداتی در زمینه‌ی نوع تعامل با خریدار و همکاران او مانند مقررات حضور در کارگاه پروژه و تبعیت از قوانین آن و به طور کلی شرایط عمومی قرارداد ها نیز جزء تعهدات فروشنده به شمار می‌رود.. همچنین تعهد به برخی مقررات فرادستی همچون عدم به‌کارگیری نیروی کار خارجی و … نیز می‌تواند بندهایی از تعهدات را به خود اختصاص دهد.

- تعهدات خریدار

یکی دیگر از ارکان قرارداد تعهدات خریدار است که معمولاً منحصر با تعهدات مالی و همچنین ارائه اطلاعات مورد نیاز است. در برخی موارد ممکن است اخذ برخی مجوزها و یا مواردی از این قبیل نیز به تعهدات خریدار اضافه شود.

- استانداردها، تست ها و آزمون ها

در قراردادهای خرید کالا و تجهیزات و به خصوص در کالاهای ساختنی، استانداردهای کیفی که لازم است مبنای ساخت قرار گیرد و همچنین تست‌ها و آزمون‌هایی که هنگام بازرسی و تحویل کالا توسط خریدار مدنظر قرار خواهد گرفت نیز ذکر می‌گردد.

- مشوق ها و جرائم

متناسب با اولویت‌های خریدار مشوق‌ها و جرائمی نیز در قرارداد پیش بینی می‌شود تا تا فروشنده را به سمت موضوعات اولویت‌دار خریدار تحریک کند.

- شرایط ادعا و مدیریت تغییرات

مکانیزم طرح تغییرات و ادعاها مطابق با فرم استعلام و توافقات طرفین، در قرارداد درج می‌گردد.

- شرایط بسته بندی و تحویل

مصالح بسته‌بندی و نحوه‌ی انجام آن، شرایط حمل مانند نحوه بارگیری و باراندازی، نوع وسیله‌ی حمل، ساعت حمل، نوع بیمه و … و همچنین شرایط تحویل شامل مکان تحویل، نوع تست‌ها و … نیز یکی از ارکان قرارداد است که در مرحله‌ی استعلام با تامین کننده در رابطه با آنها توافق شده و در قرارداد نیز ذکر می‌گردد.

- ساز و کارهای حل منازعه

اگر مسیر استعلام تا انتخاب تامین کننده به خوبی و با شفافیت و دقت کافی طی شده باشد، احتمال به وجود آمدن اختلاف بین فروشنده و خریدار بسیار کاهش خواهد یافت. با این وجود همواره در روابط انسانی احتمال بروز اختلافاتی که نتوان با گفتگوی طرفینی آن را حل کرد وجود دارد. در قراردادهای خرید ساز و کارهای عبور از این نوع منازعات نیز پیش بینی می‌شود.