خرید کالای ساختمانی - دوره آموزشی مهندسی خرید کالا در پروژه‌های ساختمانی و صنعتی
بخش بیست و چهارم: فرایند ارزیابی استعلام و انتخاب تامین کننده
- ارزیابی استعلام و انتخاب تامین کننده
همانگونه که گفته شد، استعلام به منظور انتخاب تامین کننده‌ی مناسب برای کالای مد نظر انجام می‌شود. نتیجه‌ی فرآیند استعلام، داشتن تعدادی پیشنهاد فنی و مالی و یا چند پیش فاکتور است که لازم است ارزیابی شوند و یکی به عنوان تامین کننده برنده انتخاب شود. به این منظور لازم است در مرحله‌ی برنامه‌ریزی تامین یک چارچوب شامل فرم و فرآیند مشخصی برای انجام ارزیابی استعلام تهیه شود.
- هدف از ارزیابی استعلام
هدف از ارزیابی استعلام بررسی عادلانه، شفاف و قابل دفاع پاسخ‌های دریافت شده برای استعلامی است که انجام داده‌ایم تا بتوانیم بهترین گزینه را از بین چند تامین کننده برای تامین کالای مورد نظرمان انتخاب کنیم. همانگونه که پیشتر هم گفته شد رویه و شاخص‌های ارزیابی استعلام لازم است در فرم استعلام اولیه ذکر شده و ارزیابی هم نهایتاً بر همان اساس انجام شود. در نهایت تامين کننده‌ای که در این ارزیابی واجد بیشترین امتیاز باشد، طرف قرارداد شما برای تامین کالای مورد نظر خواهد بود.
- مراتب ارزیابی پیشنهاد
ارزیابی پیشنهادها عمدتاً بر مبنای سه پارامتر اصلی انجام می‌شود:
- ارزیابی پیشنهاد دهنده
پیشنهاد دهنده لازم است واجد ویژگی‌های مورد نیاز یک تامین کننده خوب باشد. در سرفصل انتخاب تامین کنندگان به شاخص‌های آن پرداختیم و به طور خلاصه می‌توان به قابل اعتماد بودن و توانایی تامین کننده در تامین کالای مورد نیاز اشاره نمود. تهیه‌ی گزارش در این رابطه بر عهده واحد تامین و تایید آن بر عهده تیم فنی و مدیریت پروژه است.
- ارزیابی فنی پیشنهاد
بخش فنی پیشنهاد ارائه شده از سوی هر تامین کننده‌ای لازم است که کلیه‌ی نیازهای فنی پروژه‌ی شما را پوشش دهد. این نکته یا به معنای انطباق کامل مشخصات فنی ارائه شده با درخواست شما در قالب استعلام است و یا پیشنهاداتی جدید که علاوه بر پاسخ‌گویی به نیاز پروژه‌ی شما ارزش افزوده‌ی جدیدی نیز برای شما ایجاد می‌کند. در این رابطه نیز با توجه به پاسخگو بودن تیم فنی، تشخیص با ایشان است.
- ارزیابی مالی پیشنهاد
پارامتر سوم بخش مالی پیشنهادها است که هم شامل قیمت‌های اعلام شده در هر پیشنهاد و هم نحوه‌ی پرداخت مبالغ می‌شود. گزارش مقایسه‌ای این بخش نیز توسط واحد تامین تهیه و تصمیم نهایی را مدیر و یا مالک پروژه اخذ می‌کنند.
- اجزاء فرم ارزیابی استعلام
- شناسنامه ارزیابی استعلام
بخش اول فرم ارزیابی به شناسنامه فرم اختصاص دارد. در این بخش اطلاعات مربوط به پروژه و کالای موضوع استعلام به انضمام تاریخ و شماره ثبت و … درج می‌گردد.
- مشخصات تامین کنندگان
در بخش دوم فرم، مشخصات تامین کنندگان شرکت کننده در استعلام و خلاصه‌ای از ویژگی‌های هر یک بر اساس مطالعه‌ای که واحد تامین انجام داده ذکر می‌شود. در این بخش، واحد تامین نظریه‌ی خود را در رابطه با تامین کنندگان و تامین کننده‌ی اولویت‌دار ذکر می‌کند.
- پیشنهادات خاص
پیشنهادات روتین تامین کنندگان به استعلام مشخص است، لیکن در این بخش اگر یکی از تامین کنندگان پیشنهاد خاصی از جهت فنی و یا سایر موارد مربوط به استعلام که می‌تواند امتیاز ویژ‌ه‌ای از جهت مثبت و یا منفی برای او به حساب آید و یا به هر نحو در نتیجه‌ی ارزیابی موثر باشد، درج می‌گردد.
- جدول قیمت های پیشنهادی
این بخش حاوی یک جدول مقایسه‌ای است که پیشنهاد قیمت تامین کنندگان را در خود جای داده است.
- جمع بندی نظرات فنی
در این بخش بخش فنی پروژه جمع‌بندی خود را در رابطه با پیشنهادات ارائه شده و تامین کننده‌ی منتخب تنظیم و ارائه می‌کند. بهتر است در این بخش حداقل دو فروشنده به ترتیب اولویت معرفی شوند که اگر به هر دلیلی امکان عقد قرارداد با تامین کننده‌ی اول فراهم نبود، با اولویت دوم قرارداد عقد شود.
- محل امضای مسئولین
همانگونه که گفته شد، فرم توسط واحد تامین آماده و امضا می‌شود سپس توسط کارشناس فنی ملاحظه و امضا می‌شود و در نهایت جهت ابلاغ نتیجه مدیر پروژه آن را امضامی‌کند. در خریدهایی که تایید کمیسیون معاملات در آنها الزامی است، امضای نماینده کارفرما هم ضروری است.
- تهیه فرم ارزیابی استعلام
فرم ارزیابی استعلام پس از دریافت پیشنهادات تامین کنندگان و با کنار هم گذاشتن آنها توسط واحد تامین تکمیل و آماده‌سازی می‌شود. ضمناً مدیر تامین نظریه‌ی خود را نیز در رابطه با تامین کننده‌ها اعلام می‌دارد.
- تایید کارشناس فنی
فرم ارزیابی تهیه شده توسط واحد تامین، از جهت مشخصات تامین کنندگان و مشخصات فنی کالا توسط کارشناس فنی مورد بررسی قرار گرفته و نظریه فنی ذیل آن درج و تایید می‌گردد.
- تایید مدیر پروژه
پس از تایید فرم ارزیابی توسط کارشناس فنی پروژه، مدیر پروژه آن را بررسی کرده و علی‌الخصوص از جهت مشخصات تامین کننده و مقایسه‌ی قیمتی روی آن اظهار نظر می‌کند. در برخی موارد که بین واحد تامین، بخش فنی و مدیریت پروژه اختلاف نظر وجود داشته باشد، طی جلسه‌ای موضوع به مشورت گذاشته شده و جمع‌بندی انجام شده در بخش جمع‌بندی فرم ذکر و فرم به امضای مسئولین ذکر شده می‌رسد.
- تایید نماینده مالی کارفرما
در برخی از خریدها که به دلایلی قیمتی و یا هر دلیل دیگری، لازم باشد که خرید به تایید کمیسیون معاملات هم برسد، لازم است نماینده‌ی کارفرما نیز فرم ارزیابی را امضا نماید.
- ابلاغ نتیجه به تامین کننده منتخب
نتیجه‌ی ارزیابی مطابق دستورالعملی که در فرم استعلام اولیه آورده شده، جهت عقد قرارداد به تامین کننده‌ی منتخب ابلاغ می‌شود.
- نکات استعلام
- اهمیت فرم های استعلام و ارزیابی استعلام
یکی از مهم‌ترین بخش‌ها در کار تامین کالای ساختمانی انتخاب تامین کننده‌ی مناسب برای تامین کالای درست است و این اتفاق را انجام استعلام و ارزیابی خوب آن رقم می‌زند. پس باید با توجه به اهمیت این مرحله از کار، حساسیت لازم را در رابطه با آن به خرج دهیم.
- لزوم شناخت اجمالی از موضوع استعلام
مدیر تامین لازم است قبل از انجام استعلام، خودش را برای مواجهه با تامین کنندگان مرتبط با موضوع آماده سازد و به همین دلیل لازم است که شناختی اجمالی از موضوع استعلام را از طریق مطالعه و یا مشورت با صاحب‌نظران به دست آورد.
- ضرورت برآورد مستقل هزینه
مدیر تامین برای ارائه‌ی نظریه‌ای مناسب ذیل فرم ارزیابی استعلام و همچنین جهت انجام مذاکراتی مفید با تامین کنندگان لازم است برآوردی مستقل و تقریبی از هزینه‌های مربوط به تامین آن کالای خاص داشته باشد و پس از آن وارد استعلام گردد. در موارد ساختنی خوب است که به این منظور یک آنالیز اولیه از کالا انجام و قیمت‌های مربوط به اجزاء آن برآورد شود. در رابطه با اقلام آماده نیز با مطالعه‌ی بازار می‌توان برآوردی تقریبی از قیمت‌ها به دست آورد.
- استقلال ارزیابی فنی از مالی
در ارزیابی پیشنهادات باید ارزیابی مالی کاملاً مجزا از ارزیابی فنی صورت بگیرد و هیچ یک اثری بر دیگری نداشته باشد. البته در جمع‌بندی ممکن است به صرفه‌ی خرید از هر تامین کننده توجه بیشتری کرد. در مواردی که پیشنهادات فنی و مالی در دو پاکت مجزا ارائه می‌گردد، ابتدا پیشنهادات فنی مورد بررسی قرار می‌گیرد و پاکات مالی مربوط به پیشنهادات مورد قبول فنی، بازگشایی می‌گردد.
