خرید کالای ساختمانی - دوره آموزشی مهندسی خرید کالا در پروژه‌های ساختمانی و صنعتی

بخش بیست و دوم: فرایند استعلام

- استعلام

استعلام آغاز رابطه شما با تامین کنندگان است و به همین خاطر از حساسیت زیادی برخوردار است و لازم است ملاحظات آن مورد توجه قرار بگیرد. عموماً این کار در دو مرحله انجام می‌شود؛ استعلام اولیه و استعلام نهایی و با توجه به نوع خرید با ارسال فرم استعلام و یا درخواست خرید تایید شده برای چند تامین کننده آغاز می‌گردد.

- استعلام اولیه

- هدف از انجام استعلام

هدف از انجام استعلام انتخاب مناسب‌ترین تامین کننده برای کالای مد نظر ما است. استعلام انجام می‌شود تا مشخصات کالای درخواستی و سایر الزاماتی که برای تامین آن کالا وجود دارد، به صورت یکسان برای چند تامین کننده ارسال شود که بتوانند در شرایطی مساوی به آن پاسخ دهند. در نظر داشته باشید نکته‌ی بسیار با اهمیت در انجام استعلام این است که به میزانی که استعلام شفاف و دارای جزئیات کامل باشد، زمینه‌ساز مذاکرات شفاف‌تر و کامل‌تری شده و اختلافات بعدی را در مرحله‌ی قرارداد به حداقل می‌رساند.

- تهیه فرم استعلام

فرم استعلام توسط واحد تامین تهیه می‌شود. خروجی‌های برنامه‌ی تامین، فرم درخواست خرید تایید شده و شناخت شما از بازار، سه مبنای اصلی برای تهیه‌ی فرم استعلام اولیه برای یک کالا به شمار می‌رود. چارچوب کلی فرم استعلام شامل اطلاعات استعلام کننده، مشخصات پروژه و کالای درخواستی، الزامات و خطوط قرمز مد نظر خریدار، روش ارزیابی پاسخ‌ها و پیوست‌های فرم شامل مدارک فنی و … است.

- تایید کارشناس فنی

فرم استعلام پس از تهیه توسط واحد تامین، توسط کارشناس فنی پروژه بررسی و پس از اعمال اصلاحات احتمالی، تایید می‌شود.

- تایید مدیر پروژه

پس از تایید کارشناس فنی، لازم است مدیر پروژه نیز فرم استعلام را ملاحظه و تایید کند. پس از تایید مدیر پروژه، فرم استعلام جهت تامین کنندگان ارسال می‌شود.

- اجزاء فرم استعلام

                                  - شناسنامه استعلام

شناسنامه استعلام شامل عناوین سازمان استعلام کننده و پروژه مورد نظر، تاریخ فرم، تعداد صفحات و … است.

- شرح پروژه

در این قسمت شرح مختصری از پروژه‌ای که قرار است کالای مورد نظر در آن مورد استفاده قرار بگیرد ذکر می‌شود. این شرح شامل معرفی اجمالی، آدرس و … می‌باشد.

- شرح موضوع استعلام

در این بخش شرحی از موضوع استعلام در قالب توصیفی از کالای مورد نیاز ارائه می‌شود. تاکید بر اهمیت پارامترهای سه‌گانه‌ی کیفیت، زمان و هزینه و الگوی مورد نظر برای مدیریت ریسک تامین این کالا یا به تعبیر دیگر نوع قرارداد فیمابین نیز می‌تواند در این بخش آورده شود.

- اسناد استعلام

اسناد پیوست استعلام شامل اطلاعات مستندی است که تامین کننده با مراجعه به آنها می‌تواند مشخصات فنی کالای مورد نظر را استخراج کند. از جمله‌ی این پیوست‌ها می‌توان به نقشه‌ها و مدارک فنی، لیست و برند تجهیزات مورد استفاده در کالای نهایی و مقادیر مورد نیاز کالا، اشاره نمود.

​​​​​​​- مدل مالی مطلوب

تامین کننده باید پیشنهاد خود را برای نحوه‌ی پرداخت مالی این خرید اعلام کند. به این منظور خریدار می‌تواند در قالب فرم استعلام اولیه، مدل مالی مطلوب خود را اعلام کند و از فروشنده بخواهد که پیشنهاد خود را ارائه نماید. بالتبع به میزان نزدیکی پیشنهاد مالی فروشنده به مدل مطلوب خریدار، این پیشنهاد از نمره‌ی ارزیابی بهتری برخوردار خواهد بود.

​​​​​​​-  برنامه زمانی تامین کالا

لازم است زمانبندی‌های مورد نظر برای مقاطع مختلف تحویل کالا مانند زمان تست و بازرسی، زمان تحویل، زمان نصب و … در فرم استعلام ذکر شود.

​​​​​​​- الزامات قطعی

کلیه‌ی مواردی که از نظر سازمان خریدار، لازم است که توسط تامین کننده برای ساخت و یا فروش کالای مورد نظر انجام شود در فرم استعلام ذکر می‌شود. مثلاً ممکن است خریدار، فروشنده را به انجام برخی تست‌ها ملزم کند یا از او بخواهد که نصب را هم بر عهده بگیرد و یا شرایطی برای تضمین یا خدمات پس از فروش برای فروشنده فرض کند.

​​​​​​​- خطوط قرمز

عموماً برخی خطوط قرمز فنی، حقوقی و یا مالی هم مد نظر خریدار هست. مثلاً شرط می‌کند که نباید از این برندها یا کمتر از این سایز ورق و یا … در ساخت کالا استفاده شود.

​​​​​​​- تعهدات طرفین

معمولاً بیشتر تعهدات به سمت فروشنده است و خریدار متعهد به تامین مالی و ارائه‌ی مدارک فنی است. با این وجود اهم تعهدات طرفین که بعداً در قالب یکی از مواد قرارداد فیمابین ذکر خواهد شد، در فرم استعلام قید می‌شود.

​​​​​​​- شرایط بسته بندی، حمل و تحویل

مصالح بسته‌بندی و نحوه‌ی انجام آن، شرایط حمل مانند نحوه بارگیری و باراندازی، نوع وسیله‌ی حمل، ساعت حمل، نوع بیمه و … و همچنین شرایط تحویل شامل مکان تحویل، نوع تست‌ها و … نیز در این فرم از طرف خریدار به فروشنده اعلام می‌شود. در نظر داشته باشید که تک تک این آیتم‌ها در محاسبات هزینه و زمان از طرف فروشنده تعیین کننده هستند.

​​​​​​​- چارچوب ارائه پیشنهاد یا فرم‌های خام

نحوه‌ی ارائه پاسخ نیز در فرم استعلام مشخص می‌شود. این پاسخ می‌تواند در قالب پیش‌فاکتور و یا دو پاکت جداگانه‌ی الف و ب ارائه شود.

​​​​​​​- موارد دارای امتیاز

برخی موارد از نظر خریدار مهم است و برای اینکه یک فروشنده را ترغیب به در نظر گرفتن آنها کرده و یا ضمانت اجرایی برای این موارد ایجاد کند، آنها را به عنوان موارد دارای امتیاز ویژه اعلام می‌کند. مثلاً اگر فروشنده پیش پرداخت نخواهد و یا تعهد کند که کالا را زودتر از زمان اعلام شده در فرم استعلام تحویل دهد و یا مواردی از این دست، در ارزیابی پیشنهاد وی اثر مثبت خواهد داشت.

​​​​​​​- مدارک حقوقی شرکت

در برخی استعلام‌ها بنا به تشخیص مدیریت سازمان و یا پروژه دریافت برخی مدارک مثبته شرکت یا فرد ضرورت پیدا می‌کند. مانند اسناد ثبت شرکت، گواهی ارزش افزوده و … در این موارد باید مدارک مورد نیاز در فرم استعلام ذکر و به اطلاع فروشنده برسد.

​​​​​​​- مراتب تحویل، ارزیابی و اعلام نتیجه

نحوه‌ی ارسال پیشنهادات تامین کنندگان، چارچوب و زمان ارزیابی پیشنهادات و زمانبندی اعلام نتایج بررسی پاسخ‌ها نیز در فرم استعلام، ذکر می‌شود. همچنین ساز و کار انصراف تامین کنندگان از استعلام نیز باید در این فرم روشن باشد.

- استعلام نهایی

در بسیاری از مواقع پس از انجام استعلام اولیه از چند تامین کننده، بازخوردهایی از سوی تامین کنندگان صورت می‌گیرد که موجب برخی تغییرات در تعاریف استعلام اعم از مشخصات فنی کالا یا تعهدات طرفین و یا سایر موارد می‌شود و مدیریت پروژه تصمیم به تغییر محتوای استعلام می‌گیرد. در این موارد به منظور استعلام نهایی، فرم بیانیه‌ی تغییرات بر اساس تغییرات جمع‌بندی شده و مورد قبول کارشناسان و مدیریت پروژه تهیه و برای تامین کنندگانی که علاقمندی خود را جهت ارائه‌ی پیشنهاد اعلام کرده‌اند، ارسال می‌شود. نکته‌ی مهم در این رابطه این است که همه‌ی تامین کنندگان لازم است در جریان کل تغییرات به صورت همسان قرار گیرند.

- جلسات استعلام

در تامین تجهیزات با اهمیت و گرانقیمت و در مرحله‌ی استعلام نهایی لازم است علاوه بر ارسال فرم استعلام، جلساتی نیز با تامین کنندگان برگزار و نسبت به توجیه کامل ایشان در رابطه با مفاد استعلام اقدام گردد.

- بیانیه تغییرات

بر اساس بازخوردهای ارائه شده و همچنین جلسات با تامین کنندگان، بیانیه‌ی تغییرات توسط تسم تامین آماده می‌شود. در این بیانیه ممکن است تغییر در مشخصات فنی، تغییر در شرایط تامین، تغییر در زمان‌بندی‌ها و … صورت بگیرد. لازم است که این بیانیه را هم همه‌ی افرادی که فرم استعلام اولیه را تایید و امضا کرده‌اند، تایید کنند.

- تجدید استعلام

در جریان استعلام اولیه، برخی از تامین کنندگان به نحوی عدم تمایل خود را از مشارکت در این استعلام، اعلام می‌کنند و در نتیجه لیست کوتاهی از تامین کنندگان علاقمند به دست می‌آید و به منظور تجدید استعلام، بیانیه‌ی تغییرات برای این لیست کوتاه ارسال می‌شود.