خرید کالای ساختمانی - دوره آموزشی مهندسی خرید کالا در پروژه‌های ساختمانی و صنعتی

بخش بیستم:  فرایند درخواست کالا

-هدف از درخواست کالا

درخواست کالا به این منظور تهیه می‌شود که فرآیند یک خرید مشخص آغاز شود. لازم است فرم خام درخواست کالا و دستورالعمل تکمیل آن در زمان برنامه‌ریزی تامین آماده شده باشد.

-درخواست کالا توسط پیمانکار

وقتی که قرارداد اجرایی پیمانکار در یکی از رشته‌های ابنیه، برق، مکانیک، اعلام و اطفای حریق و یا سایر فعالیت‌های اجرایی پروژه با کارفرما نهایی می شود، نقشه‌ها، مدارک فنی و برنامه‌ی زمانبندی کار اجرایی او هم به پیوست قرارداد به او ابلاغ می‌شود. پیمانکار بر اساس پیوست‌های قرارداد و همچنین سایر مواردی که ممکن است به عنوان تغییرات قراردادی در طول مسیر اجرای کار به او ابلاغ شود، متناسب با زمانبندی اجرا و کالاهایی که به آن نیاز دارد، به تدریج درخواست کالاهای خود را تهیه و جهت پیگیری گردش کار مربوطه آن را به مسئول دفتر کارگاه تحویل می‌دهد.

-تایید کارشناس فنی

پیمانکار مشخصات کالا و مقدار مورد نیاز آن را بر اساس مدارک فنی ابلاغی به وی استخراج می‌کند ولی با توجه به زمان‌بر بودن کار تامین و مشکلات موجود بر سر راه مرجوعی کالا، لازم است درخواست کالای او به منظور کنترل مضاعف توسط کارشناس فنی مربوطه نیز بررسی و تایید شود.

-بررسی انباردار

در بسیاری از مواقع ممکن است کل و یا بخشی از کالای مورد نیاز پیمانکار در انبار کارگاه موجود باشد و این انباردار است که به این موضوع اشراف دارد. پس لازم است فرم درخواست را انباردار هم ملاحظه و میزان موجودی آن کالا در انبارش را مشخص کند. باید فرم به گونه‌ای طراحی شود که ظرفیت پاسخگویی به همه‌ی این جریان کاری را داشته باشد.

-تایید سرپرست کارگاه

انتهای مسیر درخواست کالا در کارگاه پروژه بررسی و تایید سرپرست کارگاه است. او با توجه به نکات گفته شده در قبل، درخواست را بررسی و در صورت تایید آن را جهت خرید و تحویل کالا، از طریق مسئول دفتر کارگاه برای واحد تامین ارسال می‌کند. از اینجا است که وظیفه‌ی واحد تامین آغاز می‌شود.

-درخواست کالا تا درخواست خرید

از زمانی که فرم درخواست کالا تحویل واحد تامین می‌شود، به تعبیری تبدیل به درخواست خرید می‌شود و واحد تامین به میزان کسری انبار که توسط انباردار اعلام و توسط سرپرست کارگاه تایید شده است، نسبت به خرید اقدام می‌کند.

-بررسی کارشناس تامین

پس از تحویل فرم به واحد تامین، بررسی اولیه‌ی فرم از جهت تاییدات مورد نیاز و اطلاعات و مشخصات ذکر شده در آن توسط کارشناس واحد انجام می‌شود و در صورت وجود اشکال، پیگیری رفع اشکال توسط او انجام می‌شود و در صورت عدم اشکال، فرم درخواست خرید جهت تایید تحویل مدیر پروژه می‌شود.

-تایید مدیر پروژه

مدیر پروژه با در نظر گرفتن نکات پیش گفته، فرم را بررسی و در صورت تایید آن را امضا و جهت عملیاتی شدن به واحد تامین عودت می‌دهد. فرم درخواست خرید تایید شده توسط مدیر پروژه مبنای انجام استعلام از تامین کنندگان خواهد بود.

-نکات درخواست کالا

             -اهمیت درخواست کالا

فرم درخواست کالا سندی است که کالای مورد نیاز پروژه و مقدار آن را به تامین کنندگان اعلام می‌کند و چون تامین کنندگان پیشنهاد خود را بر اساس آن تنظیم و ارائه می‌کنند لازم است به اندازه کافی روشن و دقیق و با جزئیات کامل باشد. لذا ذکر دقیق مشخصات فنی و برند و سایر مواردی که در انتخاب کالا و تامین کننده موثر است در فرم ضروری است. این موارد را واحد تامین پس از تحویل گرفتن فرم از کارگاه پروژه بررسی اولیه کرده و در صورت نقص آن را جهت تکمیل به کارگاه ارجاع می‌دهد.

-ذکر زمان موثر تحویل کالا به کارگاه

یکی از مواردی که لازم است در فرم درخواست خرید ذکر شود، زمان موثر تحویل کالا است. پیمانکار متناسب با زمانبندی اجرای کار زمانی را برای تامین کالا و تحویل آن به کارگاه در درخواست خود ذکر می‌کند که لازم است وحد تامین در این بازه‌ی زمانی کالا را تحویل دهد. بدیهی است این مدت زمان یک حداقلی دارد که باید در هنگام برنامه‌ریزی تامین مشخص و به کارگاه اعلام شود.

-غیر از پیمانکار، سرپرست کارگاه، کارشناس فنی و یا ... می توانند درخواست کالا بدهند.

در برخی موارد مانند تجهیز کارگاه، می‌تواند شروع یک درخواست خرید از سوی سرپرست کارگاه و یا کارشناس فنی انجام شود. این موارد نیز در دستورالعمل تکمیل فرم ذکر می‌شود.

-ممکن است با رفت و برگشت اولیه، درخواست اصلاح شود.

در برخی موارد ممکن است درخواست خرید با بازخوردی که از بازار و تامین کنندگان گرفته می‌شود نیاز به اصلاح داشته باشد. از دلایل این موضوع می‌توان به عدم موجودی کالا در بازار، عدم دقت مشخصات فنی، پیشنهاد بهتر تامین کننده و یا موارد دیگر اشاره نمود. در اینگونه موارد مشخصات فنی با محوریت و پیگیری واحد تامین اصلاح شده و مجدداً توسط پیمانکار و کارشناس خرید تایید می‌شود.

-اجماع در مرحله درخواست کالا

فرم درخواست خرید هر کالایی پایه‌ی همه‌ی اقدامات واحد تامین است و به همین دلیل بسیار اهمیت دارد که قبل از هر گونه اقدامی، اجماع کافی بر سر آن در داخل پروژه ایجاد شود.

-خرید تجمعی

در هنگام خرید برخی از کالاها، مناسب است که مجموعه‌ای از کالاهای مرتبط با هم به صورت هم‌زمان خریداری شود. دلیل اصلی این کار رابطه‌ی عملکردی بین این کالاها است که در صورتی که توسط یک تامین کننده برای پروژه تامین شود، می‌تواند سبب بهینه‌تر شدن این رابطه گردد. ضمن اینکه در صورت انجام خرید به صورت تجمعی، به دلیل بالاتر رفتن رقم قرارداد، امکان کاهش ایجاد در سرجمع هزینه‌ها وجود دارد. در رابطه با این موارد هم می‌توان در مرحله‌ی برنامه‌ریزی تامین تصمیم‌گیری کرد.