خرید کالای ساختمانی - دوره آموزشی مهندسی خرید کالا در پروژه‌های ساختمانی و صنعتی

بخش نوزدهم: فرایند تامین کالای ساختمانی

-مقدمه

فرآیند تامین کالای ساختمانی شامل دستورالعمل‌های ارتباطی بین اعضای سازمان تامین پروژه و ابزارهای این ارتباط یعنی فرم‌های مصوب می‌باشد. در این فصل به تفصیل به این موضوع خواهیم پرداخت. برای ورود به این مبحث مروری بر برخی از مهم‌ترین مبانی شکل‌گیری این فرآیند که در فصل ورودی‌ها و خروجی‌های برنامه‌ریزی تامین به آنها پرداخته‌ایم، خواهیم داشت.

-سیاستگذاری خرید یا ساخت

-برنامه زمانبندی تامین کالا

-معیارهای انتخاب تامین کننده

-چارچوب استعلام و ارزیابی استعلام

-چارچوب قراردادها

-چارچوب پرداخت های مالی

-ساخت فرم های خام فرآیند

-اجزاء فرآیند

فرآیند تامین کالای ساختمانی عموماً شامل 10 سرفصل قابل تفکیک است که هر یک از این بخش‌ها شامل فرم‌ها، دستورالعمل‌ها و جداولی هستند که در این بخش به معرفی آنها خواهیم پرداخت.

-درخواست کالا

یکی از مهم‌ترین و تعیین کننده‌ترین سرفصل‌های فرآیند تامین درخواست کالا است. تهیه‌ی فرم درخواست کالا اولین گام تامین هر کالایی است و با تکمیل و تایید آن فرآیند تامین آغاز می‌گردد. در این فرم که معمولاً توسط پیمانکار اجرایی تهیه می‌شود، بر اساس دستورالعمل مربوطه مشخصات کالا و مقدار مورد نیاز آن اعلام می‌شود و پس از تایید کارشناس فنی و سرپرست کارگاه، فرم جهت عملیاتی شدن تحویل واحد تامین می‌شود. واحد تامین عملیاتی کردن فرم را پس از اخذ تایید مدیر پروژه آغاز می‌کند.

-لیست تامین کنندگان

این لیست شامل جدولی است که نام و مشخصات تامین کنندگان معتمد و نماینده‌ی آنها به همراه راه‌های ارتباطی با ایشان در آن درج شده است. پس از تایید درخواست کالا توسط مدیر پروژه اولین اقدام تیم تامین مراجعه به وندور لیست جهت امکان‌سنجی استفاده از تامین کنندگان مندرج در آن خواهد بود.

-استعلام

ارتباط تیم تامین با تامین کنندگان از طریق فرم استعلام آغاز می‌شود. این فرم بر اساس اطلاعات درخواست خرید و سایر مبانی مذکور در برنامه تامین توسط تیم تامین آماده و پس از اخذ تاییدات مربوطه برای تامین کنندگان ارسال می‌گردد.

-پیش فاکتور

تامین کننده پاسخ خود را به استعلام در قالب پیش فاکتور ارائه می‌کند. کلیه اطلاعات مربوط به کالای درخواستی شامل مشخصات فنی، برند و در صورت لزوم استانداردها و سایر موارد لازم به همراه مقادیر مربوطه در پیش فاکتور قید می‌شود. همچنین مشخصات شناسنامه‌ای فروشنده و خریدار و کلیات مفاد توافق فیمابین طرفین نیز در پیش فاکتور ذکر می‌شود. عموماً تا رسیدن به پیش فاکتور نهایی، رفت و برگشت‌هایی بین واحد تامین و تامین کننده و همچنین در بعضی مواقع بخش فنی و مدیریت پروژه اتفاق می‌افتد.

-ارزیابی استعلام و انتخاب تامین کننده

لازم است از بین پیشنهادات ارائه شده به استعلام کالای ارسالی واحد تامین، یکی جهت عقد قرارداد و تامین کالا انتخاب شود. این کار بر اساس ارزیابی از بخش فنی پیشنهاد، بخش مالی آن و صلاحیت‌های تامین کننده انجام می‌گردد و به این منظور نیز فرم و دستورالعمل‌هایی تهیه و مبنای عمل قرار می‌گیرد.

-عقد و کنترل قرارداد

یکی از بخش‌های اصلی فرآیند تامین کالا، عقد و کنترل قرارداد است. فرم و محتوای قراردادها بر اساس چارچوب‌های تدوین شده در مرحله‌ی برنامه‌ریزی تامین و مشخصات و مقیاس عددی کالا و به تفکیک ساخت یا فروش تعیین و پس از توافق به امضای طرفین می‌رسد. واحد تامین قرارداد را تا پایان اجرای آن کنترل و پیگیری کرده و مسائل احتمالی را رتق و فتق می‌کند. فرایندهای ابلاغ، مالی، ادعا، تغییرات، اختلافات، تحویل، تضمین و تسویه حساب از جمله‌ی فرایندهای مربوط به سرفصل قرارداد است.

-تحویل کالا

تحویل کالا یکی دیگر از بخش‌های فرآیند تامین است. فرایندهای تحویل کمی و کیفی و فرم‌های رسید انبار و حواله خروج و دستورالعمل‌های مربوطه، بخش‌هایی از این فرآیند هستند. همچنین صورتجلسات تحویل موقت و تحویل قطعی و ارائه‌ی تضامین نیز از جمله‌ی بخش‌های اصلی این فرآیند به شمار می‌روند.

-فاکتور

فاکتور سندی است که فروشنده در ازاء تسویه حساب با وی، به خریدار ارائه می‌کند. متناسب با نوع فاکتور فرایندهای مستقلی برای صدور و تحویل فاکتور به خریدار طی می‌شود.

-پرداخت های مالی و تسویه حساب

پرداخت مالی به فروشنده در یک یا چند مرحله صورت می‌گیرد. این موضوع مربوط به نوع توافق فیمابین و جزئیات قرارداد خریدی است که فیمابین فروشنده و خریدار نهایی می‌شود. دستورالعمل‌های تعامل با انبار، واحد تامین، مدیریت پروژه و فرم‌های رسید انبار و صورتجلسات تحویل و صورت‌ وضعیت‌های فروشندگان از جمله‌ی اجزاء فرآیند پرداخت و تسویه حساب است.

-دسته بندی و نگهداری اسناد

در پایان تامین هر کالایی، نوبت به آخرین گام فرآیند یعنی، مستندسازی مدارک تامین می‌رسد. در این گام کلیه‌ی مدارک اعم از درخواست خرید، استعلام، پیش فاکتور، فاکتور، اسناد مالی و … بر اساس دستورالعمل مربوطه نام‌گذاری، دسته‌بندی و نگهداری شده و سطوح دسترسی به آنها تعیین می‌گردد.