خرید کالای ساختمانی - دوره آموزشی مهندسی خرید کالا در پروژه‌های ساختمانی و صنعتی

بخش یازدهم: اجزاء ساختار تامین کالای ساختمانی - مدیر واحد تامین

همانگونه که در بخش پیشین ذکر شد، هر ساختار سازمانی با تعدادی عضو که شرح وظایف مشخصی دارند و روابط فیمابین این اعضاء شناخته می‌شود. انجام وظایف تامین در یک پروژه‌، از جمله خرید کالای ساختمانی نیز مانند هر کار تیمی دیگر نیاز به یک ساختار سازمانی دارد. ساختار سازمانی تامین در پروژه‌های ساختمانی به طور معمول شامل 10 جزء است که 7 جزء آن اشخاص درون تیم پروژه و به تعبیری اعضای پیوسته شامل مدیر تامین، کارشناس فنی، سرپرست کارگاه، واحد مالی، واحد حقوقی، انباردار و مدیر پروژه هستند. همچنین 3 جزء این ساختار بیرون از تیم پروژه شامل تامین کننده، پیمانکار اجرا و پیمانکار باربری هستند که به عنوان عضو وابسته به شمار می‌روند. در این بخش و بخش‌های آتی به این اعضاء و شرح وظایف کلی آنان پرداخته شده است.

- مدیر واحد تامین

محوریت ساختار تامین کالا در پروژه‌های ساختمانی با مدیر واحد تامین پروژه است. فردی که در این جایگاه پروژه قرار می‌گیرد وظایف بسیار متنوعی در رابطه با کلیت تامین و همچنین خرید کالای ساختمانی دارا است. اهم وظایف مدیر واحد تامین پروژه‌های ساختمانی شامل موارد زیر است.

     - مدیریت فرآیند برنامه ریزی تامین کالا

مسئولیت به ثمر رسیدن فرآیند برنامه‌ریزی تامین با مدیر تامین است. پیگیری دریافت داده‌های ورودی، دبیری جلسات تحلیل و جمع‌بندی نتایج و در نهایت استخراج، کلاسه‌بندی، مستندسازی و اخذ تایید خروجی‌ها هم بر عهده مدیر تامین است.

     - توجه به برنامه تامین به عنوان سند بالادست

مدیر تامین پیوسته باید متوجه برنامه تامین مصوب به عنوان سند بالادستی خود باشد. مسئولیت انطباق فرآیند و فعالیت‌های خرید کالای ساختمانی با این سند بالادستی با مدیر تامین است.

     - تبادل، دسته بندی و نگهداری اطلاعات و مدارک مربوط به تامین

مسئولیت نگهداری و دسته‌بندی مناسب اطلاعات و مدارک هر خرید کالای ساختمانی بر عهده‌ی مدیر تامین است و در این خصوص باید تمهیدات لازم را تدارک ببیند. به این منظور در روال مشخصی باید مستندات خرید کالای ساختمانی دریافت، دسته‌بندی و نگهداری شود و سطوح دسترسی افراد به اطلاعات هم باید تعیین و ابزارهای لازم برای کنترل دسترسی ایجاد شود. به خصوص دسترسی به اطلاعات مالی از اهمیت زیادی برخوردار است چرا که بی‌توجهی در این زمینه می‌تواند انحرافاتی را در مسیر اجرای کار ایجاد و نتایج را تحت‌الشعاع قرار دهد.

     - تعامل بین تیم فنی پروژه و تامین کنندگان به منظور تدقیق مشخصات کالای درخواستی

کالای درخواستی پروژه ممکن است که عیناً در بازار موجود نباشد. در چنین مواقعی باید در رفت و برگشتی که بین تامین کنندگان و تیم فنی انجام می‌شود، به گزینه‌ی دیگری که در بازار موجود و ضمناً برای پروژه نیز مناسب باشد، رسید. مسئولیت این کار با مدیر تامین است. در مواردی هم ممکن است اطلاعات تیم فنی از کالای مورد نیاز خیلی کامل نباشد و نیاز به اطلاعات تکمیلی وجود داشته باشد، این مهم هم با محوریت مدیر تامین به انجام می‌رسد.

     - تهیه لیست تامین کنندگان و انجام استعلام

برای پاسخ‌گویی به درخواست هر خرید کالای ساختمانی، گروهی از تامین کنندگان توسط مدیر تامین نامزد می‌شوند. برای تعیین این تامین کنندگان ابتدا به وندور لیست پروژه مراجعه می‌شود و در صورتی که تامین کنندگان موجود در وندور لیست توان تامین کالای مورد نظر را نداشته باشند و یا لازم باشد که از تامین کنندگان بیشتری استعلام صورت پذیرد، باید از طرق مختلف نسبت به تکمیل لیست اقدام و در ادامه نسبت به انجام استعلام از ایشان اقدام کند.

     - اخذ تاییدیه فنی و مالی پیشنهاد نهایی

گردآوری پیشنهادات، ارزیابی آنان و انتخاب اولیه‌ی پیشنهاد نهایی بر عهده مدیر تامین است. همچنین وی در تعامل با تیم فنی و مدیر پروژه، از انتخاب خود دفاع و تاییدیه‌های فنی و مالی پیشنهاد منتخب را از ایشان دریافت می‌دارد.

​​​​​​​     - تنظیم و پیگیری عقد قرارداد با تامین کننده

در هر خرید کالای ساختمانی پس از تایید مشخصات فنی پیشنهاد توسط تیم فنی و بخش مالی آن توسط مدیر پروژه، باید بر اساس مذاکرات صورت گرفته و همچنین مستندات برنامه‌ریزی تامین نسبت به تنظیم و عقد قرارداد با تامین کننده اقدام شود. این اقدام ممکن است صرفاً تایید پیش فاکتور ارائه شده توسط تامین کننده باشد و یا اینکه ممکن است نیاز به عقد قرارداد جداگانه در این رابطه وجود داشته باشد. کلیه‌ی این اقدامات در چارچوب مستندات برنامه‌ریزی تامین و با هماهنگی واحد حقوقی و مدیریت پروژه صورت می‌گیرد.

​​​​​​​     - کنترل قرارداد

کنترل مراحل اجرای قرارداد خرید کالای ساختمانی هم بر عهده بخش تامین و مسئولیت آن بر عهده مدیر تامین است. در دوره‌ی اجرایی شدن قرارداد با تامین کننده تعاملات زیادی در قالب درخواست‌های مالی، هماهنگی‌های بازرسی و تست، پیگیری‌های اجرایی و … ضرورت پیدا می‌کند که پیشبرد همه‌ی آنها بر عهده واحد تامین است. از جمله این موارد می‌توان به موضوع تغییرات قراردادی اشاره نمود که بر اساس نظر جدید تیم فنی پروژه و یا نکاتی که از طرف تامین کننده مطرح می‌شود و بر اساس توافق جدید فیمابین، عملیاتی شدن آن ضرورت پیدا می‌کند و اثرات زمانی و مالی روی قرارداد خرید کالای ساختمانی خواهد داشت. همچنین یکی دیگر از این موارد پاسخ به ادعاهایی است که از طرف تامین کننده‌ها و در اثر اتفاقات خارج از حیطه‌ی اختیارات طرفین مطرح می‌شود.

​​​​​​​     - هماهنگی بسته بندی و حمل کالا

هنگامی که آماده‌سازی کالا توسط تامین کننده انجام شد، لازم است هماهنگی لازم برای حمل آن به محل مورد نظر خریدار انجام شود. این هماهنگی شامل انجام بسته‌بندی، هماهنگی بارگیری و حمل، هزینه‌های حمل و هماهنگی باراندازی در محل کارگاه می‌باشد.

​​​​​​​     - هماهنگی تحویل کالا

تحویل کالای ساختمانی یا در محل انبار فروشنده و یا در محل انبار خریدار صورت می‌گیرد. در برخی موارد و بر اساس توافق طرفین، تایید کیفی توسط کارشناس فنی پروژه یا نماینده تست و بازرسی خریدار با هماهنگی فروشنده در محل انبار او و تحویل کمی توسط انباردار در محل انبار پروژه انجام می‌شود. در برخی موارد نیز هر دو مرحله‌ی تحویل در محل انبار پروژه انجام می‌گیرد. انجام هماهنگی‌های کلیه‌ی این مراحل بر عهده تیم تامین است.

​​​​​​​     - جمع‌بندی اسناد تسویه حساب مالی

در هر خرید کالای ساختمانی بعد از اینکه کالا به صورت صحیح و سالم و کامل تحویل خریدار شد، نوبت به تسویه حساب با اوست. برای انجام این کار بایستی اسناد تسویه حساب مطابق با الزامات برنامه‌ریزی پروژه، گردآوری و با تایید مدیریت پروژه جهت پرداخت تحویل واحد مالی پروژه گردد. آماده‌سازی این مستندات و اخذ تایید و تحویل به واحد مالی بر عهده‌ی واحد تامین است.