خرید کالای ساختمانی - دوره آموزشی مهندسی خرید کالا در پروژه‌های ساختمانی و صنعتی

بخش بیست و سوم: اخذ پیش فاکتور

- پیش فاکتور

- کارکرد پیش فاکتور

پیش فاکتور سندی رسمی و قابل استناد است که از طرف تامین کننده به منظور پاسخ به یک استعلام، تهیه و برای استعلام کننده ارسال می‌گردد. تامین کننده در پیش فاکتور ضمن معرفی اطلاعات شناسنامه‌ای خود و خریدار، مشخصات فنی و مقادیر کالایی که قصد دارد به خریدار تحویل دهد و قیمت مد نظر خود را درج می‌کند. همچنین کلیه‌ی شرایط فروش نیز توسط تامین کننده در پیش فاکتور درج می‌شود. معمولاً پرداخت‌ها برای خرید یک کالا، بر روی پیش فاکتور تایید شده انجام می‌گیرد.

- محتوای یک پیش فاکتور خوب

پیش فاکتور دقیقاً مانند یک قرارداد ساده شده است که از سوی تامین کننده امضا و برای خریدار ارسال می‌شود. یک پیش فاکتور خوب و قابل قبول لازم است واجد مجموعه‌ای از اطلاعات و ویژگی‌ها باشد.

- تعریف کالا

لازم است اطلاعات مربوط به کالای موضوع معامله در پیش فاکتور ذکر شود. این اطلاعات شامل مشخصات فنی کالا اعم از مصالح مصرفی، برند تجهیزات استفاده شده، استانداردهای مورد عمل و …، برند و کشور سازنده و کلیه‌ی مواردی از این دست که به طور کاملاً شفاف کالا رو توصیف کند، می‌باشد.

- قیمت واحد کالا و قیمت نهایی پیشنهادی

قیمت واحد کالا یا کالاهایی که در قالب یک پیش فاکتور ارائه می‌شوند لازم است به تفکیک ذکر شود. همچنین قیمت نهایی پیشنهادی نیز باید در پیش فاکتور درج شود.

- مقادیر کالا

مقادیر کالا یا کالاهای پیشنهادی در قالب پیش فاکتور بایستی در آن درج شود. لازم است توجه کنید که این مقادیر با مقادیر درخواستی شما در قالب فرم استخدام و یا درخواست خرید یکسان باشد.

- تعهدات مهم طرفین

تامین کننده تعهدات مهمی را که از منظر او لازم است در این معامله رعایت شود را ذیل پیش فاکتور درج و آن را مهر و امضا کرده و برای تامین کننده ارسال می‌کند. در واقع تامین کننده با ارسال پیش فاکتور تعهدات خود را تضمین نموده و از خریدار نیز می‌خواهد که تعهدات خود را امضا کند. از جمله‌ی مهمترین تعهداتی که در پیش فاکتورها ذکر می‌شود می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

- زمان تحویل

- پیشنهاد نحوه پرداخت

- شرایط تست و بازرسی

- نوع و شرایط گارانتی و خدمات پس از فروش کالا

- شرایط حمل و نقل کالا

- مدت اعتبار پیش فاکتور

- کسورات قانونی

- اطلاعات شناسنامه ای

علاوه بر موارد ذکر شده، لازم است اطلاعات و مشخصات فروشنده و خریدار نیز در پیش فاکتور به دقت درج شود. از جمله‌ی مهم‌ترین این مشخصات می‌توان از موارد  زیر یاد نمود:

- شماره و تاریخ

- مشخصات فروشنده

- مشخصات خریدار

- اطلاعات حساب فروشنده

- نکات با اهمیت

- در رابطه با پیش فاکتور توجه به برخی نکات از اهمیت زیادی برخوردار است.

- توجه به همه آیتم های پیش فاکتور

هنگامی که یک پیش فاکتور برای شما ارسال می‌شود، لازم است که به کلیه‌ی موارد مذکور در آن توجه کافی نمایید. عموماً هنگام دریافت پیش فاکتور برخی فیلدها مانند فیلد قیمت یا فیلد مشخصات فنی کالا، توجه بیشتری به خود جلب می‌کند. در حالی که مابقی فیلدها هم مانند تعهدات طرفین، زمان‌بندی‌ها و حتی اطلاعات شناسنامه‌ای طرفین نیز از اهمیت زیادی برخوردارند و لازم است صحیح و مطابق توافقات فیمابین ارسال شده باشد.

- نگهداری ویرایش های مختلف

معمولاً تا صدور پیش فاکتور نهایی، چند ویرایش مختلف از آن تهیه و برای خریدار ارسال می‌شود. شما در نقش مدیر تامین و نماینده‌ی خریدار برای انجام خرید لازم است همه‌ی این ویرایش‌ها را در چارچوبی معین نام‌گذاری و نگهداری کنید. در فصل مستندسازی به این موضوع خواهیم پرداخت.