خرید کالای ساختمانی - دوره آموزشی مهندسی خرید کالا در پروژه‌های ساختمانی و صنعتی

بخش هفدهم: اجزاء ساختار تامین کالای ساختمانی - واحد مالی

همانگونه که در بخش‌های پیشین ذکر شد، هر ساختار سازمانی با تعدادی عضو که شرح وظایف مشخصی دارند و روابط فیمابین این اعضاء شناخته می‌شود. انجام وظایف تامین در یک پروژه‌، از جمله خرید کالای ساختمانی نیز مانند هر کار تیمی دیگر نیاز به یک ساختار سازمانی دارد. ساختار سازمانی تامین در پروژه‌های ساختمانی به طور معمول شامل 10 جزء است که 7 جزء آن اشخاص درون تیم پروژه و به تعبیری اعضای پیوسته شامل مدیر تامین، کارشناس فنی، سرپرست کارگاه، واحد مالی، واحد حقوقی، انباردار و مدیر پروژه هستند. همچنین 3 جزء این ساختار بیرون از تیم پروژه شامل تامین کننده، پیمانکار اجرا و پیمانکار باربری هستند که به عنوان عضو وابسته به شمار می‌روند. در این بخش و بخش‌های آتی به این اعضاء و شرح وظایف کلی آنان پرداخته شده است.

- واحد مالی

تامین ماهیتاً کاری اقتصادی است و از همین رو وجه مالی خرید کالای ساختمانی یکی از وجوه اصلی این فعالیت است. واحد مالی پروژه یا واحد مالی سازمان بالادستی مالک پروژه یکی از بخش‌های تاثیرگذار و با کارکردهای متنوع در تامین کالای پروژه‌های ساختمانی است. در این مطلب به نقش‌های واحد مالی پروژه‌ها در ساختار تامین کالای ساختمانی پرداخته شده است.

     -انجام پرداخت‌ها

انجام کلیه‌ی پرداخت‌ها به تامین کنندگان بر عهده‌ی واحد مالی است. این واحد اسناد مثبته مبنی بر لزوم پرداخت به تامین کننده را از واحد تامین دریافت و ضمن کنترل آن و ارتباط با تامین کننده جهت دریافت اطلاعات مالی مانند شناسه اقتصادی و … اقدامات لازم جهت پرداخت را صورت می‌دهد.

     -نگهداری مدارک مالی

اسناد مالی پروژه باید همواره به نحو بسیار منظمی نگهداری شود. این اسناد گویای ختم معامله و دربردارنده‌ی اطلاعات تایید شده و نهایی هر خریدی هستند و در نتیجه ممکن است از طرف خیلی از مراجع مورد بررسی مجدد قرار گیرند و در نتیجه نحوه‌ی نگهداری از آنها بسیار با اهمیت است. این کار جزء وظایف واحد مالی پروژه است.

     -ارائه گزارشات

عموماً گزارشات مالی پروژه توسط مراجع متنوعی درخواست می‌شود. مدیر تامین برای کنترل عملکرد خود، مدیر پروژه برای بررسی عملکرد مالی پروژه، سازمان بالادست برای کنترل مضاعف جریان مالی و همچنین ارائه مستندات به ادارات دارایی، جزء این درخواست کنندگان گزارشات مالی هستند. واحد مالی هموارد آمادگی ارائه‌ی این گزارشات را برای خود حفظ می‌کند.