خرید کالای ساختمانی - دوره آموزشی مهندسی خرید کالا در پروژه‌های ساختمانی و صنعتی

بخش سیزدهم: اجزاء ساختار تامین کالای ساختمانی - انباردار

همانگونه که در بخش‌های پیشین ذکر شد، هر ساختار سازمانی با تعدادی عضو که شرح وظایف مشخصی دارند و روابط فیمابین این اعضاء شناخته می‌شود. انجام وظایف تامین در یک پروژه‌، از جمله خرید کالای ساختمانی نیز مانند هر کار تیمی دیگر نیاز به یک ساختار سازمانی دارد. ساختار سازمانی تامین در پروژه‌های ساختمانی به طور معمول شامل 10 جزء است که 7 جزء آن اشخاص درون تیم پروژه و به تعبیری اعضای پیوسته شامل مدیر تامین، کارشناس فنی، سرپرست کارگاه، واحد مالی، واحد حقوقی، انباردار و مدیر پروژه هستند. همچنین 3 جزء این ساختار بیرون از تیم پروژه شامل تامین کننده، پیمانکار اجرا و پیمانکار باربری هستند که به عنوان عضو وابسته به شمار می‌روند. در این بخش و بخش‌های آتی به این اعضاء و شرح وظایف کلی آنان پرداخته شده است.

- انباردار

در فرایند خرید کالای ساختمانی نقش انباردار به عنوان جزء انتهایی ساختار از اهمیت به‌سزایی برخوردار است. شمارش و تحویل کمی و ظاهری کالای تحویل شده به کارگاه ساختمانی و همچنین وظیفه حفظ سلامت کالا تا تحویل به بخش استفاده کننده از آن بر عهده انباردار است. وظایف تفصیلی این جایگاه را در این پست می‌خوانید.

     - به روز رسانی موجودی کالا و گزارش آن

انباردار همواره نرم‌افزار انبارداری را به روز نگه‌داشته و در هنگام نیاز، گزارشات لازم از موجودی کالا را به واحد تامین و یا سرپرست پروژه ارائه می‌دهد.

     - بررسی و تحویل کمی کالای خریداری شده

در انتهای فرایند خرید کالای ساختمانی کالای تحویل شده به کارگاه باید از نظر کمی کاملاً منطبق با مقدار خریداری شده باشد. این مقدار بر اساس واحد شمارش کالا، تعداد، وزن، حجم و یا … می‌باشد. انباردار کالای ارسالی به کارگاه را با مستندات پیوست آن شامل فاکتور، حواله خروج از انبار یا بیجک کنترل کرده و در صورت انطباق کامل، آن را از فرستنده تحویل گرفته و رسید تحویل را امضا می‌کند.

     - هماهنگی با کارشناس فنی و پیمانکار مربوطه برای تحویل کیفی کالا

کالای وارد شده به انبار پس از تحویل کمی توسط انباردار باید از جهت کیفی هم کنترل شود. این کار توسط کارشناس فنی و پیمانکار درخواست دهنده انجام می‌شود. هماهنگی حضور این افراد در انبار و انجام بررسی‌های لازم و در نهایت تایید کالا توسط ایشان را انباردار انجام می‌دهد.

     - صدور رسید انبار برای کالا و تحویل آن به مراجع مربوطه

انباردار برای کالایی که هم از جهت کمی و هم از جهت کیفی مورد تایید قرار گرفته، رسید انبار صادر می‌کند که این رسید به منزله‌ی تحویل کامل کالا به کارگاه پروژه است و به عبارتی مجوز تسویه حساب با فروشنده به شمار می‌آید. برای خاتمه فرایند خرید کالای ساختمانی این انباردار است که رسید را جهت تسویه حساب با فروشنده به واحد مالی پروژه تحویل می‌دهد.

     - صدور حواله خروج از انبار و تحویل کالا به پیمانکار

تحویل کالای خریداری شده به پیمانکار درخواست دهنده نیز بر عهده‌ی انباردار است. او بر اساس مجوز سرپرست کارگاه، برای کالای درخواستی پیمانکار به میزان مورد نیاز حواله‌ی خروج از انبار صادر کرده و کالا را جهت استفاده در اجرای ساختمان به پیمانکار تحویل می‌دهد.

     - ثبت ورودی و خروجیها در نرم افزار انبارداری

همه‌ی کالاهای ورودی به انبار کارگاه پروژه که برایشان رسید انبار صادر شده و همچنین کلیه‌ی کالاهای خروجی از انبار که که تحویل پیمانکاران شده و برایشان حواله‌ی خروج از انبار صادر شده، طبق دستورالعمل مربوطه توسط انباردار در نرم‌افزار انبارداری ثبت و ضبط می‌شود. به این وسیله در هر زمان امکان ارائه‌ی موجودی هر کالا برای انباردار وجود خواهد داشت.